På min siste jobb var et av seniorteamets beryktede for å sende e-post til alle døgnets tider. Det var ikke uvanlig for meg å legge meg klokka 23 og våkne opp med en tom innboks, for ikke å få en en, ekstremt kort, og rettidig e-post. Til tross for at hun aldri har adressert meg med navn, og faktisk sjelden inkludert noen form for hilsen før hennes direkte spørsmål, klarte hun på en måte aldri å høres frekk eller krevende ut.
Sammen med en "takk!" Etter hva hun måtte svare, signerte hun alltid navnet sitt med en x. Nå representerer en x, som du uten tvil vet fra kjærlighetsbrevet som lukker “xoxo”, et kyss; i arbeidslivsscenariet er det imidlertid ganske enkelt en vennlig gest, langt mindre formell enn å avslutte med et "Beste" eller "Hilsen."
Du kan være trygg på at denne for tiden populære signaturen ikke er den eneste måten å lagre dine korte meldinger fra å høres frekk ut; Det er faktisk minst fem enkle måter å holde e-postene høflige uansett hvor mange - eller få - ord du skriver. Du vil ikke bruke alle disse fem ideene hver gang, og som du bruker vil avhenge mye av publikum og ditt forhold og komfortnivå til det publikummet, men de er gode retningslinjer. Og de sparer forhåpentligvis masser av tid og energi, slik at du kan fokusere på viktigere ting.
1. Bruk utropstegn
Men ikke for mange. Jeg er ganske slått av når hver eneste linje slutter med utropstegn. Du har ikke like sterke følelser på alt du sier. La meg ikke engang begynne å inkludere to eller tre for å lukke en setning eller idé (jeg sparer dem til tekstmelding med vennene mine, og det burde du også). Velg høye voluminjeksjoner med omhu, og vær så snill, utøve beherskelse.
Prøv dette:
Sendt fra mitt eksterne minne.
Før du sender noe, bør du vurdere hvem du kommuniserer med, og tenke på måter å holde det kort ut fra hvor du er i diskusjonen. Husk: Når du først går frem og tilbake, kan du vanligvis slippe hilsenen og signaturen helt.
En ting som er verdt å nevne også er viktigheten av å ta hensyn til det du svarer på. Korte svar kan være uhøflige hvis du bare svarer med et "Høres bra ut!"
Hovedpoeng: Kjenn publikum, og send for all del detaljerte avsnitt hvis situasjonen krever det, men fokuser på de mange tilfellene hvor kort også kan være søtt.
