Som de fleste avisreportere, kom jeg inn i biz fordi a) jeg elsker å skrive og b) jeg er ganske flink til det. Men det er et nøkternt yrke. Du arkiverer mesterverket ditt, bare for å finne at redaktøren din synes det er to dusin “tinks” som er sjenerte for publiserbare. (Ingen løgn: En redaktør refererer til prosessen som å "drepe babyene dine.")
Gjenta dette scenariet et par hundre ganger, så finner du at du har vokst litt tykk hud. Du har også blitt ganske koselig med selvredigering, for å unngå det nevnte scenariet så mye som mulig.
Så jeg er her for å gi litt visdom til kunsten å raskt perfeksjonere ditt eget arbeid - hvordan du kan finpudse, beskjære og forme klønete ord og uttrykk til en klar, kortfattet beskjed som vil wow publikum. Det kan være et firmaminne, en PowerPoint-presentasjon, en e-post eller en rapport - men uansett medium vil disse raske redigeringsferdighetene alltid komme til nytte.
Noen andre bonuser med gode selvredigeringsevner: Det er mindre sannsynlig at folk misforstår deg, og sjefer og jevnaldrende vil være mer oppmerksom på kjøttet i meldingen.
Så her går vi. La oss si at du jobber med en personlig vurdering for den årlige resultatgjennomgangen. Du har skrevet det første utkastet, men du vil forsikre deg om at det er i perfekt stand før du sender det inn. Her er din spillplan:
1. Skriv ut arbeidet ditt
Gjør alltid dette. Alltid . Det er vondt, men når du snakker om evalueringer, kan det 20-yard-stresset med en tur til skriveren bety forskjellen mellom en økning på 4% eller 5%.
Her er grunnen: Som enhver forfatter eller redaktør vil fortelle deg, er det mye lettere å kritisere andres verk enn å dekonstruere ditt eget, fordi ytre øyne gir et nytt perspektiv. For å tilnærme deg ditt eget verk kritisk, må du simulere dette "utenforstående" perspektivet ved å se det i en annen form enn den du skrev det i.
Hvis du skrev det, skriver du det ut. Gi den en rask gjennomlesning, og bruk deretter den røde pennen og begynn å skvise. (Nådeløst. Mer om det nedenfor.) Hvis du hånd skrev det første utkastet til evalueringen, skriver du det opp, skriver det ut og analyserer. Det er riktig - uansett bør du fortsatt være på vei til skriveren.
2. Ta en pause
Hvis du har en frist, og dette trinnet er en luksus, kan du fortsette til nr. 3. Men hvis du har noen minutter til overs, skaper du en bokstavelig avstand mellom deg og arbeidet ditt også en emosjonell avstand. Når du kommer tilbake til det med friske øyne, har du større sannsynlighet for å oppdage klosset ordlyd, unødvendig formulering og vanlige feil. Så ta en spasertur, gå på do, prate med en kollega. Hvis du kan la det småkoke over natten, er det best av alt. Da kan du være mer hensynsløs med redigeringene dine.
3. Les den høyt
Den beste skrivingen høres jevn ut - nesten som om du snakker, uten å bli ensartet. Så å faktisk lytte til den skrevne syntaks er en av de beste måtene du kan fange områder med janglende frasering. Les arbeidet høyt og endre alt som ikke gir mening eller som du snubler over. Og ikke vær redd for å bruke sammentrekninger - det er slik vi ikke-roboter snakker, er det ikke? (Se for deg den siste setningen uten sammentrekninger. Nå ser du hva jeg mener.)
4. later som du er den tiltenkte målgruppen
Nå som du har lest og lest dokumentet ditt på nytt, er det på tide med litt redigeringsrollespill. Følg med eksempelet på gjennomgang av resultater, og les dokumentet på nytt, denne gangen som om du er sjefsdame. Er det så ordinært at du kjeder deg på side to? Eller flyter det lett og etterlater deg et "Wow, hun fortjener en høyning!" inntrykk? Hva skiller deg mest ut? Skriv ned tankene dine, gjør endringer og gå videre til siste trinn.
5. Vær hensynsløs
Det siste trinnet er å redigere arbeidet ditt. Ja, hakk noen av disse ordene, setningene og avsnittene. Som gale. Jeg vet, jeg vet - drepe babyer. Men dette vil bidra til å sørge for at det sanne kjøttet av stykket ditt er det som skinner.
Hvis du trenger litt hjelp med dette, her er noen tips:
Hold avsnitt korte
Tre til fire setninger er mer enn nok til å komme til poenget raskt og kortfattet.
Reduser hver setning til de essensielle delene
Et godt definert emne, sterkt verb og objekt.
Unngå overforbruk av underordnede klausuler
Rask liten grammatikkoppfriskning: En underordnet klausul (også kjent som en avhengig klausul) har et emne og verb, men kan ikke stå alene som en setning. Så la oss ta denne setningen som kan vises i din personlige vurdering:
La oss omarbeide det litt, gjøre det enklere.
Nix adverb og adjektiver så ofte som mulig
Merk ut hvert adjektiv og adverb du ser på utskriften, og legg deretter til de du synes er helt nødvendige. Hvis du er i tvil, finn et verb som sier det bedre.
Infuse Opinionated Language With Authority
I løpet av førsteårsstudiet på college, fikk jeg en B på et kick-ass papir. Opprørt ba jeg professoren min om å forklare det (åpenbart mangelfulle) karaktersystemet. Han sa at jeg ble nedgradert fordi jeg gjentatte ganger brukte uttrykk som "ser ut til å være" og "det ser ut." Når du gjør et poeng, sa han, kast deg bak det. Ikke gi inntrykk av at du ikke er sikker på at du støtter ditt eget argument fullt ut.
Dette rådet satt fast hos meg, og du bør også ta hensyn til det, spesielt når karrieren din er i spill. Ikke svekk argumentet ditt med ønsketvete setninger som begynner med "Jeg tror", "Etter min mening" og "Du kan være uenig, men …" Du vil se forskjellen det gjør.
Selvredigering er en tøff ferdighet å utvikle, men det er en som bare kan hjelpe karrieren din. Det sikrer at forfatterskapet setter den beste foten frem, selv når du ikke er sjarmerende, er det ikke du kan snakke.
