Det er ingen hemmelighet at nesten alle profesjonelle er på jakt etter å finne de beste produktivitetshakkene der ute. Enten det er tips for å svare raskere på e-post eller løsninger for å bruke timeplanen din mer effektivt, har folk alle slags ideer for hvordan de kan korte ned tiden det tar å gjøre omtrent alt.
Men til tross for alle rådene der ute, har du noen gang prøvd noen av disse magiske produktivitetshakkene og funnet ut at de ikke hjalp deg i det minste? I så fall, her er en vanskelig sannhet: Du har kanskje gjort dem galt.
Er du ikke sikker på hva du kan forbedre deg på? Her er fem måter du kan rote sammen med vanlige produktivitetshakker, og hvordan du kan løse dine feil.
1. Lage en for lang oppgaveliste
Ord kan ikke beskrive hvor mange ganger folk har fortalt meg at en oppgaveliste bare ikke fungerer for dem. Når jeg spør hva de spesifikt ikke liker med oppgaveledere eller lister, er den vanlige responsen noe sånt som: "Jeg føler aldri at jeg får gjort alt på listen."
Hvis dette skjer med deg, så stol på meg når jeg sier at det er en enkel løsning.
Prøv dette i stedet
Selv om det er mange forskjellige teorier om lengden og intensiteten på daglige og ukentlige oppgavelister, er det bedre å ha to eller tre store oppgaver og et par mindre oppgaver å gjøre enn en liste over 20 ting du trenger å gjøre ved solnedgang.
Hvis du er ukjent med å lage en oppgaveliste, kan du starte små (bare fire eller fem handlinger per dag) og bruke et enkelt verktøy eller app for å skrive ned oppgavene dine (som MacBooks påminnelsesapp eller bare en tradisjonell papirliste). For alt annet liker jeg å holde en egen fane i MacBook-påminnelsesappen for oppgaver som må gjøres på et senere tidspunkt (passende kalt “Senere å gjøre”), slik at jeg bare fokuserer på det som er viktigst på noen gitt dag eller uke. Jeg vil anbefale å gjøre noe lignende, uavhengig av om du har en papirliste eller en digital.
2. Komme i et "Normalt" søvnplan
Eksperter snakker stadig om viktigheten av å sove og legge seg tidligere, men mange mennesker som prøver det, opplever faktisk at de er mer utslitte i stedet for å bli mer uthvilt. Hvordan får du søvnstimene du trenger, mens du fremdeles sørger for at det er meningsfylt søvn?
Prøv dette i stedet
Visst, det gamle ordtaket om “tidlig i seng, tidlig å reise seg” fungerer for noen mennesker, men det føles helt sikkert ikke slik for alle. Så i stedet for å samsvare med de gamle forestillingene om hva “normale” søvn timer er, finn det beste systemet som fungerer for deg og timeplanen din. For eksempel, hvis du føler at du er mest produktiv i løpet av de små timene om morgenen, kan du ta en lur tidligere på kvelden, våkne, og ta en ny lur på et tidspunkt på dagen for å dekke søvnen du ikke får .
Er du usikker på hvordan du finner din ideelle søvntid og søvnmengde? Det er noen gale forslag der ute (noen innebærer å låse deg inne i en ekstern hytte uten strøm for å komme på en naturlig syklus), men litt planlegging og litt matte kan gjøre susen. Dr. Michael Breus, en søvnløshetsekspert, anbefaler å gå i seng syv og en halv time før du våkner og justere søvnplanen med 15 minutter, avhengig av hvordan du føler deg.
3. Å bli distrahert mens du svarer på e-post
Et av de største irritasjonsmomentene for fagfolk er den konstante strømmen av e-produsent som kommer inn, og mange har begynt å bruke trikset med å planlegge tid spesielt for å svare på meldinger i stedet for bare å svare når de kommer inn hele dagen.
Til tross for at du bruker denne taktikken, kan det likevel føles som om du ikke får gjort mye i løpet av din "svarende e-post" -spor. Hva gir?
Prøv dette i stedet
Hva er en av de største produktivitetsmorderne, spesielt når det gjelder å svare på e-post? Andre distraksjoner. Fordi det vanligvis er en kjedelig oppgave å jobbe gjennom innboksen, er det lett å ønske å sjekke telefonen eller snakke med kollegene mens du gjør det. Imidlertid koster disse små og tilsynelatende uskyldige distraksjonene deg faktisk å få gjort arbeidet ditt.
Finn i stedet et sted stille for å sjekke e-posten din i løpet av den tildelte tiden, og slå av pushvarslene og varslene (og til og med telefonen din, hvis mulig) mens du er på det.
4. Bli for organisert
Du bestemmer en dag at du trenger et rotfritt arbeidsområde, så legger du ting i skuffer, arkiverer alle papirene foran deg og kaster ut halve tingene som sitter på skrivebordet ditt.
Imidlertid innser du et par dager senere at du nå ikke aner hvor noe er, og at du kanskje faktisk har kastet ut noen viktige dokumenter midt i rengjøringssparket ditt.
Prøv dette i stedet
Hvis du går fra null til 60 på to sekunder, kan du føle deg desorientert, spesielt i organisasjonsområdet. I stedet for å rengjøre hele yrkeslivet ditt i løpet av timer, må du således jobbe i biter og ta deg god tid i løpet av flere dager eller uker for å organisere deg.
Begynn for eksempel med den gigantiske stabelen med diverse dokumenter som har sittet på skrivebordet ditt siden du startet din nåværende jobb. Ta deg tid til å finne nøye ut hvordan du ønsker å lagre alle disse dokumentene (arkivskap? Arrangør?) Før du begynner å rengjøre og kaste ting ut.
I tillegg må du ikke kaste ut hva du legger i "kaste" -haugen i et par dager etter at du har rengjort bare for å forsikre deg om at du har alt du trenger.
5. Last ned for mange apper
Det er morsomt hvordan, noen ganger, jo mer produktivitetsapper du legger til telefonen eller datamaskinen din, jo mindre produktive blir du. Dette er en av de enkleste produktivitetshakkene å gjøre galt, men det er også utrolig enkelt å fikse.
Prøv dette i stedet
Behandle produktivitetsappene dine for deg, veier fordeler og ulemper med den appen, og vær klar til å fokusere på å forbedre bruken din av den appen over tid.
Lat som for eksempel at du er i markedet for en flott app for organisering av dokumenter. Bruk litt tid på å søke etter applikasjoner som folk anbefaler (og ikke anbefaler), undersøk spesifikasjonene til disse appene, og når du endelig laster ned, kan du planlegge tid til hvordan du får mest mulig ut av denne appen.
Etter min erfaring har det å investere mer tid og energi i hvordan jeg bruker en enkelt app om gangen, ført til at jeg ikke bare har en hær med applikasjoner jeg faktisk liker og bruker fullt ut, men også vet hvordan jeg kan bruke alle funksjonene på hver enkelt en av appene mine.
Totalt sett er den største feilen folk gjør produktivitet hacks ikke å være bevisst når de tenker på hvordan de skal bruke dem. Det er en antagelse at fordi du prøver noe nytt, vil det ha maksimal innvirkning uten å måtte prøve for hardt, og det er sjelden tilfelle.
Husk at produktivitetshakk kan være hjelp, men de er ikke en magisk genie.
