I en verden av overbelastning via e-post, er det virkelig en overraskelse at personlighetene våre tar seg til rette for hvordan vi reagerer på meldinger?
Kanskje sjefen din, den som får deg til å lure på om injiserbar espresso er en ting, er i stand til å vinne tilbake et svar i løpet av sekunder etter at du traff "send" - som får deg til å lure på, igjen, om han noen gang har brukt et øyeblikk frakoblet.
Mens du elsker umiddelbarheten i svarene hans, vet du også at du ikke kan adoptere stilen hans, til tross for dine beste intensjoner. Og det er fordi du er en metodisk og stødig person - som oversetter til din jevne tempo innboksen persona.
Interessert i hvor du faller i en verden av e-postpersonligheter? Her er de fem vanligste typene du vil komme over i hvilken som helst innboks. Kanskje du ser deg selv?
1. Hastighetsdemonen
Du er kjent som personen som aldri lar noen henge igjen - ikke engang en times tid (med mindre du selv er ved lunsj, men selv da blir øynene limt fast på telefonen din). Så snart det kommer inn en e-postadresse, glemmer du svaret.
Selv om det er flott at du er på toppen av meldingene dine, er det et problem hvis du bruker det som en erstatning for virkelig arbeid du unngår. Det er tilfredsstillende å rydde ut en kø, men hvis du fremdeles er forskanset i innboksen åtte timer senere, kan du være avhengig av å fullføre den enkle oppgaven med å skyte ut svar, i stedet for å dykke ned i det virkelige arbeidet som krever ekte hjernekraft.
2. The Ghoster
Åh, hvordan jeg gjerne vil si at "ghosting" eksisterer bare i dating, men sannheten er at denne praksisen er ganske vanlig også i profesjonelle kretser; faktisk har det pågått så lenge vi har korresponderer med hverandre. Men nå, med alle digitale ting, og derfor øyeblikkelig, kan du ikke skylde på mangelen på svar på en manglende postbil eller til og med en dårlig oppringt forbindelse - dette er bare ikke legitime unnskyldninger.
Du er skyld i å spøke hvis du er personen som heller vil legge igjen e-postmeldinger - spesielt de du ikke er sikker på hvordan du skal svare - for å forsvinne i innboksen. Ikke lure deg selv i å tro at noen kjøper din “Jeg la den ved en feiltakelse i utkast-mappen, ” begrunnelse.
Så jeg skal si hva dine medarbeidere sannsynligvis skulle ønske de kunne fortelle deg: Enhver respons, (vel nesten hvilken som helst) er bedre enn total radiostille. Til og med en kjapp “Få beskjeden din, jobbe med detaljene!” -Notatet er bedre enn å forlate teamet ditt som lurer på om spørsmålet deres falt i et komplett svart hull.
3. Den tilfeldige innesluteren
Det er alltid noe i nyhetene om en svar-alle situasjon med katastrofale resultater. Og hvis du er skyld i dette en eller to ganger, er det ikke så viktig.
Men når du sløyfer teamet ditt med alt du mottar, uten å kontrollere om det faktisk er relevant for dine kolleger, risikerer du ikke bare å irritere kollegene dine, men også miste relevansen.
Selv om det er flittig og nøye med deg å prøve å inkludere alle hele tiden, må du tenke på at mange heller vil bli oppkjørt senere, når det er nødvendig for dem å faktisk bidra.
4. Fraværende
Kanskje du liker å ha en luft av mystikk når du bor. Eller kanskje er du ganske enkelt vant til å glemme å slå auto-responder av og på. Uansett hva det er, dine hyppige ferier, sykedager eller vagt definerte fravær gjør dine kolleger sjalu, frustrerte eller helt lei. Når medarbeidere ser det automatiske svaret - igjen! - blir de tvunget til å hoppe over å be om innspill og gå videre til neste person.
Hvis du ønsker å øke tilliten og respekten for kollegaene dine, gjør deg selv en tjeneste og tenk deg om to ganger før du setter opp et overflødig svar utenom kontoret. Kanskje din løsning er å skreddersy meldingen til din eksakte situasjon, og holde auto-responder "on" datointervall til et absolutt minimum.
5. Mistake-Maker
"UPS unnskyld! Her er vedlegget. ”
Høres kjent ut? Kanskje er du bare rask på avtrekkeren og kan ikke hjelpe med å skyte av en e-post, bare for å innse at du senere glemte et viktig skritt som du blir påminnet om når seks av dine medarbeidere pinget deg etter lysbildedekket du glemte å Legg til.
Og du befinner deg ofte med 65 forskjellige e-postkjeder fordi du glemte å svare på to av tre av veilederens spørsmål, eller la det siste spørsmålet på HR-undersøkelsen stå tomt.
Behov for hastighet bør sjekkes ved den velkjente døren når du slår ut svarene. Bare fordi du prøver å gå ut døra, betyr det ikke at det er OK å skynde seg og deretter slenge ut slurvete svar. Gjør dine medarbeidere (og innboksen din) en tjeneste, og trippel sjekk at du har svart på alle spørsmål, og lagt ved alle relevante dokumenter før du skyter ut et svar.
Så kanskje du har gjort det gjennom denne listen, og du kan navngi en medarbeider (eller sjef) for hver type, men ikke deg selv. Vel, gratulerer! Du har unngått noen av de mer vanlige vanene, og det er grunnen til å klappe deg selv på ryggen.
Men før du slipper deg helt løs, ikke glem noen mindre ting som kan få deg til å se utilsiktet mindre selvsikker eller mer frekk enn du har tenkt. Ingen forventer at du skal være en superstjerne på e-post, men det er god grunn til å prøve å forbedre deg, spesielt etter at du har lagt merke til dine egne feilvaner.
