Når det gjelder jobcoaching, involverer nesten hver samtale jeg har med en klient temaet kommunikasjon. Motivene kan variere mye: Noen mennesker ønsker å være mer selvhevdende, andre trenger hjelp med konflikthåndtering, og andre synes det er vanskelig å snakke tankene sine i en gruppe.
Når jeg reflekterer over alle samtalene jeg har, innser jeg at det meste av tiden ikke snakker om komplekse ideer. Det er virkelig det grunnleggende om kommunikasjon på arbeidsplassen som ser ut til å turne folk flest opp.
Så siden vi alle kunne bruke en god påminnelse, er her de fem beste tingene jeg hjelper kundene mine med når det kommer til kommunikasjon. Identifiser de du trenger å jobbe med, og begynn å flytte dem til samtaleferdighetene dine i dag.
1. Slutt å si "Men", og begynn å si "Og"
Fanger du deg noen gang og sier ting som: "Jeg elsker den ideen, men vi må gjøre det annerledes?"
Så snart du sier ordet “men”, glemmer den andre personen delen om at du elsker ideen. Fordi du fullstendig ugyldiggjorde det med “men” og alt som kom etter det.
I stedet bruker du "og:" "Jeg elsker den ideen, og jeg tror en litt annen tilnærming ville være mest effektiv."
Hører forskjellen?
I sin bok Bossypants bryter Tina Fey ned improvisasjonsreglene. En av disse reglene er å alltid si “ja, og….” Dette viser respekt for det partneren din har å si (selv om du ikke er enig), hjelper deg å holde et åpent sinn om handlingen og inviterer deg til å bidra til samtalen ved å bygge videre på den andre personens idé eller legge til dine egne ideer. Det samme gjelder kommunikasjon på jobb.
2. Hold fast ved fakta
Ofte vil jeg høre noen komme med en uttalelse som sannsynligvis ikke er forankret faktisk - som: "Hun er ute etter å få meg, " "Sjefen min hater meg, " eller "Jeg vet at hun er lei for at hun ansatt meg."
Jeg svarer alltid med noen få spørsmål: “Er det et faktum? Fortalte hun deg det, eller trekker du en konklusjon basert på observasjoner? ”
Å kommunisere effektivt er vanskelig nok; ikke legg til det ved å gjøre opp historier som ikke er basert på virkeligheten. Gode kommunikatører forblir forankret i fakta.
Husk at fakta om ethvert spørsmål kan være ganske forskjellig fra din oppfatning av det. Kanskje har måten du ser en situasjon å gjøre med din unike arbeidsstil, eller bare at sjefen din er helt stresset og tar den ut på deg. Uansett hva, med mindre du har fakta, er det best å avstå fra fargekommentarer og fokusere på å komme til roten til saken.
3. Unngå "Position Defending"
Når folk siterer kommunikasjonsproblemer på arbeidsplassen, handler det ofte mindre om kommunikasjon og mer om å forsvare sin stilling.
La oss for eksempel si at to medarbeidere, Megan og Jason, diskuterer et prosjekt. Megan sier: “Dette prosjektet overvelder teamet; vi trenger mer hjelp. ”Jason sier, “ Vi kan klare det. Alle må bare legge inn noen ekstra timer. ”
I stedet for å ha en meningsfull dialog om hva som definerer hver av observasjonene sine, blir Megan frustrert fordi Jason “ikke hører henne.” Og Jason synes Megan høres ut som en ødelagt plate, og foregår hvor overveldet hun er.
Det er ikke kommunikasjon. Det er stillingsforsvar.
Flotte formidlere stiller derimot spørsmål og streber etter å forstå alle sider av saken - i stedet for å stadig gjenta sin side av historien.
For eksempel kan Jason si: "Hvilke deler av prosjektet er overveldende for deg?" Eller, "Fortell mer om hva du ser på som flaskehalser."
Og Megan kan si: “Det høres ut som om vi har helt andre synspunkter på prosjektet. Jeg lurer på om ekstra timer virkelig vil løse problemene jeg ser, eller "Skal vi gå gjennom omfanget av prosjektet og sørge for at tilleggstimene er realistiske for ressursene vi har?"
Ser du hvordan det å utforske andres ideer kan hjelpe deg å heve deg over frustrasjonen din og få deg til høyere grunn?
I den ikoniske tonen The 7 Habits of Highly Effective People , uttalte Stephen Covey: "Søk først å forstå, deretter å bli forstått." Vi bør alle være villige til å forstå den andre så mye som vi ønsker at vårt eget synspunkt skal bli forstått. .
4. Bruk stillhet så strategisk som du bruker ord
Mange samtaler blir uproduktive fordi deltakerne er for opptatt med å bekymre seg for hva de skal si ved siden av for å virkelig lytte til hverandre. For å avhjelpe dette, prøver du å dra nytte av øyeblikk med stillhet.
Selv om du kanskje tror at stillhet er negativ eller ubehagelig, tjener den samtale ved å gi lytterne tid til å behandle det som er blitt sagt, og gi foredragsholderne tid til å organisere tankene sine før de svarer - uten å føle seg forhastet.
Så neste gang du er i en dialog og det fortjener full oppmerksomhet, finn en mulighet til å øve på stillhet. Bruk noen få øyeblikk på å absorbere det som er blitt sagt, og tenk bevisst gjennom responsen din før du snakker. Lær å verdsette og utnytte de øyeblikkene av stillhet i stedet for å frykte dem - som en måte å bygge en bedre dialog på.
5. Engasjere det andre synspunktet aktivt
Da en amerikansk høyskolestudent nylig kom tilbake fra praksisplass hos en stor hotellkjede i Storbritannia, spurte jeg ham hva den mest utfordrende delen var.
Han svarte at han var overrasket over det enorme mangfoldet på arbeidsplassen i Storbritannia. Det så ut til at hver person hadde kommet fra et annet land og snakket med en annen dialekt.
Den største utfordringen, sa han, var å kommunisere med kollegene på en måte som de virkelig kunne forstå ham. For å gjøre det, måtte han få en følelse av hvor de kom fra, hvor godt de snakket engelsk og deres tildelte jobb. Og typisk var det annerledes for hver enkelt person.
For et flott eksempel på kommunikasjon med høy ytelse!
For at folk virkelig skal høre deg - og at du skal høre dem - må du forstå at alle har filtre, tro, forutsetninger, opplevelser og kulturelle påvirkninger som former deres synspunkt. Den vanskeligste delen? Du kan ikke fysisk se noen av disse tingene.
Kort sagt, bare fordi du sier noe, betyr det ikke at andre hører deg. Flotte kommunikatører tar tid å forstå hvor andre kommer fra, enten det er påvirket av kulturelle, profesjonelle eller personlige faktorer. Når du har forstått disse forskjellene, kan du kommunisere på en måte som forbedrer din evne til å bli hørt.
Store kommunikatører kan være født - men de er også laget. Prøv å bruke minst en av disse strategiene denne uken, og se hvordan du kan øke kommunikasjonseffektiviteten. Kollegene dine vil legge merke til, og du vil finne ny selvtillit og tilfredshetsnivå i arbeidet ditt.
