Jeg vet ikke om deg, men noen ganger våkner jeg og føler at jeg bruker dagen min på å ikke drukne i innboksen. Det er klart, dette er ikke et problem bare jeg står overfor; nesten hver eneste profesjonelle jeg kjenner, sliter med å få gjennom meldinger.
Det er imidlertid noen gode nyheter: Det er definitivt måter å gjøre innboksen din mer håndterbar - og for å finne noen gikk jeg rett til ekspertene. Nedenfor er vanene fem av de travleste menneskene i verden bruker for å erobre e-postene sine. Se hvilke du kan begynne å bruke for å forbedre strategien din.
1. De svarer raskt
Eric Schmidt, utøvende styreleder i Google, har noen tilsynelatende motintuitive råd: Svar raskt på e-postmeldinger i innboksen din. Han forklarer sin begrunnelse for å gjøre det på VentureBeat :
Det er mennesker som kan stole på å svare raskt på e-post, og de som ikke kan. Streber etter å være en av de førstnevnte. De fleste av de beste - og travleste - menneskene vi kjenner, handler raskt på e-postene deres, ikke bare for oss eller noen utvalgte avsendere, men for alle.
Selv om du ikke nødvendigvis trenger å svare på hver e-post innen tre minutter etter at den vises i innboksen, må du notere hvor lang tid det virkelig vil ta deg. Hvis du tror at en melding bare tar et svar på 30 sekunder eller to ord, svarer du det bare mens du leser det. Hvis det kommer til å kreve et lengre svar, kan du sende en rask e-post tilbake og la personen vite at du har sett det, og når du vil svare. Du vil øyeblikkelig få noen street cred for din respekt og oppmerksomhet.
2. De gjør e-post morsomme
Tidligere Facebook-eks-og medieselskapets grunnlegger Randi Zuckerberg har noen råd om e-post som gjør at du vil bryte ut sjetongene og guacamole: Hold en innboksryddingfest med noen av kollegene eller vennene dine.
Ta frem vinen, spreng en flott spilleliste, vent på hvordan du hater å drukne i e-post - og fokuser deretter de neste timene på å rydde ut så mange meldinger du muligens kan, mens du deler morsomme meldinger du finner, eller pro-tips du oppdager langs veien.
Å gå gjennom innboksen din trenger ikke å gjøres i stillhet på kontoret av deg selv; det kan faktisk være en merkelig kollektiv opplevelse som potensielt bringer deg og kollegaene dine sammen (fordi hvem elsker ikke å hate på e-post?).
Åh, og hopp tydeligvis over alkoholen hvis du faktisk planlegger å svare på meldinger og ikke bare kaster dem i søpla. Eller ta Jen Dziuras råd og skriv noen av de vanskeligere e-postene dine mens du er tips - men lagre dem som utkast og les over dem dagen etter før du faktisk trykker på "send."
3. De planlegger "Ingen e-post" -tid
Ta en side fra spilleboken til en av lederne i den frie verden, Barack Obama: Din personlige tid er hellig, så ikke bruk den for alltid på en søken etter å komme til innboksen null. Som rapportert av 99U:
Presidenten har tre øyeblikk i timeplanen hans, som uten tvil er hans: treningen om morgenen, middagen med døtrene hans, og natten etter at hans familie sovner.
Selv om det kan virke enkelt å skvise inn bare en e-post til i løpet av avstand, kan du gjøre det til en vane å si nei. Det vil alltid være e-postmeldinger å svare på, og folk som hevder at meldingene deres haster eller er viktige. Å tegne den linjen betyr at du vil være mer produktiv når du faktisk trenger å komme i gang.
4. De bruker det for å bli organisert
Selv om jeg ikke nødvendigvis vil anbefale å bruke innboksen din som oppgavelisten din, har LearnVest-grunnlegger Alexa von Tobel et unntak fra denne regelen som hun delte med Lifehacker:
Jeg er også for vane å sende meg notater, siden jeg bor i innboksen. På søndagskvelder setter jeg meg ned og lager lister over alt som trenger å skje den neste uken. Jeg skyter meg en e-post slik at jeg lettere kan sove (oppgavene er ute av hodet), og jeg kan være trygg på å vite at listen vil vente på meg i AM.
Ved å lage oppgavelisten din når du fremdeles har alt på hodet (i stedet for om morgenen når du er søvnig eller groggy), frigjør du en annen del av dagen til å bli brukt på faktiske prosjekter i stedet for å planlegge det du har kommer til å gjøre.
5. De får et forsprang om morgenen
Mange travle mennesker, som AOL-administrerende direktør Tim Armstrong og Virgin Money-administrerende direktør Jayne-Anne Gadhia, starter dagene med å komme seg gjennom innboksen. Gadhia har god grunn til å gjøre det:
Det første jeg gjør er å se på e-postene mine og svare på enestående. Jeg tåler ikke å ha noe ikke gjort!
Det er klart at du fremdeles må bruke tid hele dagen på å komme deg gjennom e-post, men å ha et forsprang kan gjøre ting enklere, samt gjøre deg oppmerksom på hvilke ting du trenger å gjøre så snart du kommer inn på kontoret.
Det er en grunn til at mange av disse super travle menneskene er så vellykkede, og det å ha et lite tips om produktivitet på e-post her og der gjør det aldri vondt!
