Jeg sendte min første e-post da jeg gikk på ungdomsskolen. Så unødvendig å si har jeg mye erfaring med konseptet.
Men selv med all den erfaringen, sender jeg ikke alltid klare meldinger som får folk til å si: "Jeg vet nøyaktig hva Rich vil ha!"
Og problemet starter vanligvis med faglinjene mine. Jeg tror det er trygt å si at vi alle har sett vår del av dem som har fått oss til å rulle blikket, forvirret oss eller en kombinasjon av de to. Og hvis du er ærlig overfor deg selv, vedder jeg på at du også har gjort noen feil underveis.
La oss snakke om noen få vanlige faglinjer som kan virke bra, men med litt ekstra tanke kan du få bedre, raskere svar.
1. “Å følge opp vårt møte”
Hei, du tar initiativ til å sende ut notater etter møtet i en arbeids-e-post. Hva er galt med dette, ikke sant?
Det er et par ting her. For det første vil mottakeren ikke ha noen anelse om hva du følger opp i løpet av noen dager når han eller hun skal finne denne e-posten, noe som betyr at alle de presserende fristene som kan leveres ikke er nøyaktig tilgjengelige.
Slik løser du dette
Hvis du sender påminnelser til folk om ting de trenger å fullføre, kan du prøve dette:
Men hvis du bare gjenoppretter, prøv dette:
2. “Statusoppdatering?”
Dette er en god måte å slå forvirring inn i mottakers hjerter. Statusoppdatering på hva?
Slik løser du dette
Den gode nyheten er at denne ikke krever mye oppstart. Bare legg til dette:
3. "Spørsmål til deg"
Igjen, hva kan dette bety? Jeg vet at du sannsynligvis bare er opptatt og har behov for å få denne e-posten raskt, men denne emnelinjen kan få kollegaen til å gå i en million forskjellige retninger.
Slik løser du dette
Igjen, denne trenger bare et lite tillegg. Sjekk dette og fortell meg at det ikke er tydeligere og mindre stressfremkallende:
4. “Neste trinn”
OK, kanskje du tror at jeg bare plukker på deg nå. Hvor mange ganger har vi alle sendt e-post med "neste trinn"? Hvis du skulle se i innboksen min, vil jeg satse på at du vil finne minst 50 eksempler.
Men igjen, vil du også oppleve at de fleste av dem ikke fikk svar på minst noen dager. La oss gjøre en rask endring av denne.
Slik løser du dette
Spoiler alert: Det er ikke så overraskende eller så vanskelig. Men når du trenger svar, vil disse få ekstraordene på emnelinjen gå langt.
5. “Ønsket å sjekke inn hos deg”
Sjekk inn hos meg? Sjekk inn med meg om hva?
Kanskje jeg bare er mer engstelig enn folk flest, men "sjekk inn" e-postmeldinger alltid friker meg og får meg til å tro at jeg har gjort noe galt. Hvis du kan empati, gjør lagkameratene en tjeneste og finjuster denne emnelinjen litt.
Slik løser du dette
Ugh, nok en enkel forbedring, ikke sant? Du satser på sparekontoen din på at den er enkel (og effektiv).
Hvis du er overrasket over hvor enkle noen av disse rettelsene er, er du ikke alene. Personlig har jeg gjort noen justeringer av de vanligste faglinjene mine. Anekdotisk har jeg fått rundt 1000% raskere og tydeligere svar til gjengjeld.
Når du spøker til side, er det ikke nødvendig å tenke over hele tilnærmingen til e-postene dine - men du trenger å tenke på disse små endringene, fordi de gir store resultater.
