Excel Subtotals Feature for å finne de største verdiene

Excels Subtotal-funksjon fungerer ved å sette inn SUBTOTAL-funksjonen i en database eller en liste over relaterte data. Ved hjelp av Subtotal-funksjonen blir det raskt og enkelt å finne og utvinne spesifikk informasjon fra et stort datatabell.

Selv om det kalles "Subtotal-funksjonen", er du ikke begrenset til å finne summen eller summen for utvalgte rader med data. I tillegg til summen kan du også finne de største verdiene for hver del av en database.

Denne trinnvise opplæringen inneholder et eksempel på hvordan du finner den høyeste salget for hver salgsregion.

Trinnene i denne opplæringen er:

1. Oppgi opplæringsdataene.
2. Sortering av dataeksemplet.
3. Finne størst verdi.

Oppgi de delte opplæringsdataene

Det første trinnet for å bruke Subtotal-funksjonen i Excel er å skrive inn dataene i regnearket.

Vær så oppmerksom på følgende punkter når du gjør det:

• Det er viktig å skrive inn data på riktig måte. Feil, forårsaket av feil dataoppføring, er kilden til mange problemer knyttet til datahåndtering.
• Ikke legg tomme rader eller kolonner når du skriver inn dataene. Dette inkluderer ikke etterlater en tom rad mellom kolonneoverskriftene og den første rad av data.

For denne opplæringen

Skriv inn dataene i celler A1 til D12 som vist i bildet ovenfor. For de som ikke har lyst til å skrive, er dataene, instruksjoner for å kopiere det til Excel, tilgjengelige på denne linken.

Sortering av dataene

Før subtotaler kan brukes, må dataene grupperes etter kolonnen med data du vil pakke ut informasjon fra.

Denne grupperingen er gjort ved hjelp av Excels sorteringsfunksjon.

I denne opplæringen ønsker vi å finne det høyeste antallet ordrer per salgsregion, slik at dataene må sorteres etter Region kolonneoverskrift.

Sortering av data etter salgsregion

1. Dra velg celler A2 til D12 å markere dem. Vær sikker ikke å inkludere tittelen i rad en i ditt valg.
2. Klikk på Data bånd av båndet.
3. Klikk på Sortere knappen ligger i midten av data-båndet for å åpne dialogboksen Sorter.
4. Velge Sorter etter Region fra rullegardinlisten under Kolonne overskriften i dialogboksen.
5. Sørge for at Mine data har overskrifter er merket av i øverste høyre hjørne av dialogboksen.
6. Klikk OK.
7. Dataene i celler A3 til D12 skal nå sorteres alfabetisk av den andre kolonnen Region. Dataene for de tre salgsrepresentanter fra østregionen bør listes først, etterfulgt av Nord, deretter Sør og sist vest-regionen.

Finne størst verdi ved hjelp av subtotaler

I dette trinnet bruker vi Subtotal-funksjonen til å finne det høyeste salgsbeløpet per region. For å finne den høyeste eller største verdien, bruker Subtotal funksjonen MAX-funksjonen.

For denne opplæringen:

1. Dra velg dataene i cellene A2 til D12 å markere dem.
2. Klikk på Data bånd av båndet.
3. Klikk på delsum knappen for å åpne dialogboksen Subtotal.
4. For det første alternativet i dialogboksen Ved hver endring i: å velge Region fra rullegardinlisten.
5. For det andre alternativet i dialogboksen Bruk funksjon: å velge MAX fra rullegardinlisten.
6. For det tredje alternativet i dialogboksen Legg til subtotaler til: krysse av Totale salg bare fra listen over alternativer som presenteres i vinduet.
7. For de tre boksene nederst i dialogboksen, merk av:Erstatt nåværende subtotalerOppsummering under data
8. Klikk OK.
9. Datatabellen skal nå inneholde det høyeste salgstallet for hver region (rad 6, 9, 12 og 16) i tillegg til Grand Max (den høyeste salget for alle regioner) i rad 17. Den bør samsvare med bildet øverst i denne opplæringen.