Hvis du sier ordet "møte" til teamet ditt, er det mye mer sannsynlig at du blir møtt med stønn og knurr om "Hvorfor?", Snarere enn en "Pokker, ja! Vi kan ikke vente! ”
En av grunnene til at mange møter har en tendens til å gå så dårlig ut, er fordi de ikke starter riktig. Som du sikkert har lagt merke til, setter de første minuttene ofte tonen for resten av det. Hvis det ikke har en sterk start, sone teammedlemmene dine ut eller gå av banen. Og du vet at ingenting føles verre enn å lede en diskusjon og se at folk begynner å lure blikk på telefonen sin.
Hvis du har tatt deg tid til å forberede deg, kan du selvfølgelig unngå dette. Tross alt, møtene dine skal ikke bare skje på autopilot. Du trenger ikke å starte hver og en med bare å starte på dagsordenen og gå videre. I stedet kan du sparke den av på en rekke måter.
1. Fortell alle hva møtet handler om
De fleste er innstilt på WIIFM (Hva er det for meg?). For å engasjere de fremmøtte, må du først minne dem på hvorfor de sitter i et rom sammen med deg og blir dratt bort fra arbeidet. Ja, du har sannsynligvis nevnt noe når du satte opp møtet, men det er alltid bra å oppgi formålet på nytt. (Hint: Hvis du ikke kan komme med et overbevisende formål, bør du sannsynligvis avbryte møtet.)
Deretter følger du opp med hvorfor teamet ditt spesielt er der for å diskutere denne saken. Du trenger ikke å peke på hvert medlem og dele hvorfor han eller hun har behov for det i møtet, men du trenger å gjøre det klart at alle er der av en grunn. "Som selskapets markedsføringsteam, er det opp til oss å komme med tre solide ideer for å utvide publikummet vårt neste kvartal" eller "Alle i dette rommet ble anbefalt av lederen din på grunn av dine organisasjonsevner." (Igjen, hvis det er noen i møtet som ikke har et formål, ikke få ham eller henne til å delta.)
2. Oppmuntre til positivitet
Hvordan du starter møtet, har en tendens til å diktere hvordan resten av det går. Hvis møtet begynner med å klage, gripe og sutre, kan det godt også ende på den måten. På den annen side, hvis du åpner med optimisme, kan det ha en positiv innvirkning på resten av diskusjonen.
Du kan be teammedlemmene dine om å dele noe som går bra. Eller, hvis gruppen er for stor, kan du starte med å berømme gruppen for en ny prestasjon - enten den er stor eller liten. Uansett hva som skjer i bedriften eller avdelingen din, er det nøkkelen å starte samtalen på en oppløftende lapp. Ellers begynner folk å knytte møter til foredrag, dårlige nyheter og skuffende rapporter.
3. Del en overraskende statistikk eller gripende sitat
En oppsiktsvekkende statistikk eller innsiktsfull sitat er ikke bare en god åpner for en tale; det kan også være fôret for en god diskusjon. La teamet ditt få noen minutter til å diskutere hva det betyr før du går videre til møtets hovedformål.
Det bør åpenbart være en stat eller sitat som på en eller annen måte forholder seg til innholdet i det samlede møtet. Kanskje er det tall fra selskapets nylige vekstframskrivninger, eller kanskje er det et sjokkerende sitat fra en ny bransjestudie. Uansett hva det måtte være, bør det være relevant nok til å holde teamet ditt fokusert og på banen.
4. Fortell en historie
En historie kan lære en moral, innpode en viktig leksjon eller til og med få folk til å le. Det beste med det er at den ikke kommer fra din egen munn, noe som myker opp "slaget" (hvis bløtmykning er nødvendig).
Som et sitat eller en stat, bør du dele en historie som forholder seg til møtet på en eller annen måte. Du har imidlertid litt mer fleksibilitet her. For eksempel kan du dele en suksesshistorie; noe som gikk bra med en klient, eller et teammedlem som gikk utover call of duty. Eller du kan snakke om noe du har lest nylig, som involverer en utrolig vellykket produktutrulling som fikk deg til å tenke på strategien du opprinnelig la ut. Folk har en tendens til å forholde seg godt til en anekdote uavhengig av kontekst. For ikke å nevne at det får hjertet involvert i tankeprosessen, i stedet for bare sinnet.
Et godt møte er litt av en kunstform, så gi deg litt tid til å finne ut flyten. Det kan hende at ting ikke går perfekt første gang, men det er alltid rom for forbedringer hvis du prøver å få det til å fungere.
