Skriv ordene “performance review”, og du vil sannsynligvis høre et kollektivt stønnende ekko fra kontorvegg til kontorvegg.
La oss innse det - de fleste ansatte frykter den årlige vurderingsprosessen. Noen ser på det som en fryktinduserende, ensidig mulighet til å bli scoret, korrigert og irettesatt. Andre ser på det som noe mer enn nok en samtale som de vil stikke av med en halvhjertet "God jobb!" Og ingen reell informasjon de kan bruke for å vokse.
Og kanskje det største antallet ansatte har frykt for det ukjente - de går inn i vurderingen med den mageforvrengende følelsen av at de blir kastet en slags skadelig kurveball de aldri så komme.
Unødvendig å si, denne truende oppfatningen er ikke nyttig for noen, og forskning på nevroledere bekrefter dette. For å bryte dette komplekse konseptet på superenkle termer, når en "trusselrespons" aktiveres i hjernen, tilføres mer blod til amygdalaen for å håndtere den opplevde trusselen, noe som betyr at færre ressurser er tilgjengelige i den prefrontale cortex. På sin side svekker dette analytisk tenking, kreativ innsikt og problemløsning - noe som ikke akkurat er den typen mental tilstand du vil ha en gjennomgang.
Den gode nyheten er at det er ting du kan gjøre for å skape et miljø der trusselresponsen ikke er aktivert. Det er faktisk opp til deg å sikre at gjennomgangsprosessen din engasjerer og motiverer de ansatte - i stedet for å inspirere svette håndflater, kvalme og tårer.
Høres det umulig ut? Jeg lover, det er det ikke. Jeg bryter ned noen forskjellige tips og strategier vi implementerer her på The Muse for å gjøre vurderingsprosessen til minst litt mindre verdig - og, viktigst, faktisk verdifull.
1. Få tilbakemelding fra ansatte
Ja, formålet med anmeldelser er å gi tilbakemelding til teammedlemmene dine. Før du selv kommer i gang med prosessen, er det imidlertid en smart idé å snu skriptet og samle tanker og meninger fra dem om dine eksisterende anmeldelser. Hva liker de med din nåværende prosess? Hvilke områder tror de kan bruke en viss forbedring eller endring?
Ta deretter tilbakemeldinger fra de ansatte og finn måter å integrere den i vurderingsstrukturen din. Før vår forrige vurderingsprosess på The Muse fikk vi for eksempel vite at noen følte at anmeldelser var for topp-down. Vi tok tilbakemeldingene og la til en komponent for selvanmeldelse, slik at folk fikk muligheten til å reflektere over sin egen ytelse og bidra like til diskusjonen. Å være åpen for å gjøre endringer som disse vil til slutt føre til en forbedret prosess for alle, samt drive poenget med at vurderingene dine er en samarbeidsinnsats mellom ansatte og ledelse.
Det er også viktig å huske at gjennomgangsprosessen skal være iterativ - det er ikke noe du bare planlegger å stille inn og glemme. Så, etter gjennomgang, sørg for å sjekke inn med ansatte om at det fungerte bra og hva som ikke gjorde det. Hvis du gjør det tydelig at denne prosessen er noe du alltid jobber for å forbedre (med hjelp og innsikt fra alle, ikke mindre), vil anmeldelser øyeblikkelig bli iboende mindre skremmende og truende. Hele systemet blir så mye mer tilgjengelig.
2. Fremme en åpen og ærlig kultur
De kurveballene jeg nevnte ovenfor? Det er hver ansattes verste mareritt. Så selv om en anmeldelse er din mulighet til å gi ærlig tilbakemelding, bør du absolutt ikke bruke den som din sjanse til å bombardere et teammedlem med alle slags ubehagelige overraskelser.
En sikker måte å unngå dette scenariet er ved å oppmuntre til en åpen og ærlig kultur til enhver tid - ikke bare gjennomgangstid. Omtaler vil alltid være mindre smertefulle når de fungerer som en oppsummering av tidligere samtaler og en-til-en-møter. De bør være en mulighet til å sette seg mål, lage finpusse og foreslå forbedringer basert på ting som allerede er diskutert.
Dette er ikke din sjanse til å bunke på alle klager og klager de siste seks månedene eller året - tross alt er det ingen som vil svare godt på den slags tilnærmingen. Tenk på dette som din nye gyldne regel: Ansatte skal alltid vite hvor de står.
3. Oppmuntre til en samtale
Når folk flest ser på en anmeldelse, kan de tenke seg å sitte over et stort bord fra en leder og lese en lang vaskeri over ting de trenger å jobbe med umiddelbart hvis de ikke vil risikere å bli vist døren. Men du og jeg begge vet at det ikke er slik vi ønsker at ting skal spille ut. I stedet bør en gjennomgang være en engasjerende og produktiv samtale som fører til forbedrede resultater for alle involverte.
Den beste måten å oppmuntre til denne dynamikken er ved å vri litt på bordene og sette deg i det varme setet. Spør den ansatte hva du som leder kan gjøre bedre. Hvilke ytterligere ting kan du gjøre for å støtte hans eller hennes vekst? Hva kan du gjøre for å gjøre din ansatt enklere?
Å gjøre dette oppnår et par produktive ting. For det første illustrerer det at du tar sikte på å ha en gunstig frem og tilbake - ikke en ensidig samtale. For det andre viser det at du virkelig er investert i denne ansattes suksess. Hans eller hennes prestasjoner reflekterer direkte tilbake på deg som leder, og du vil gjøre alt du kan for å hjelpe ham med å prestere på sitt høyeste nivå - selv om det betyr å gjøre forbedringer for å gjøre det.
En annen taktikk for å sette i gang en samarbeidsdiskusjon er å få den ansatte til å sette seg egne mål under gjennomgangen. I stedet for bare å forsøke mål og suksessmålinger for de kommende månedene, kan dere begge samarbeide for å komme opp med disse målene. (Bonus: Forskning viser at når ansatte deltar i å lage sine egne mål, er det mer sannsynlig at de oppnår dem.)
Å sørge for at du involverer teammedlemmene dine i prosessen, gjør det klart at dere begge jobber mot det samme sluttmålet: Fortsatt vekst og suksess for den ansatte og virksomheten.
4. Bruk løsningsfokusert tilbakemelding
Til tross for hva ansatte i utgangspunktet kan forestille seg, vet du at anmeldelser ikke er ditt mulighetsvindu for å fullstendig plukke ut andres prestasjoner. Tvert imot - de er faktisk din sjanse til å styrke noens styrker og hjelpe dem å vokse for fremtiden. Faktisk viser forskning fra Gallup at ytelsen er størst når du fokuserer på ansattes styrker, ikke på svakheter.
Dette betyr at du må holde alle tilbakemeldinger på fokus fokusert på styrker og løsninger, i stedet for problemer og svakheter. Det er ikke nok å bare påpeke områder han eller hun trenger å jobbe med. I stedet bør det kritikken fungere som startplaten for en fortsatt diskusjon om faktiske metoder og taktikker som ansatte kan bruke for å ta skritt fremover.
Her på The Muse har hver ansatt en unik form med dimensjoner og kompetanser som er spesifikke for sin rolle. For hver dimensjon utvider vi to områder: "Det du gjør godt" og "Hvor vi vil se deg vokse de kommende månedene". Disse vekstområdene kan bli bedre på grunn av en svakhet, eller det kan til og med gjøre styrken enda sterkere. Uansett starter vi alltid med å gjenkjenne og fremheve det positive og deretter tilrettelegge for vekst gjennom et løsningsfokusert tankesett.
Gjennomgangstid for ytelse er vanligvis nok til å inspirere en overveldende følelse av frykt blant dine ansatte. Men det trenger ikke være slik. Implementere disse tipsene og strategiene, så vil du gjøre vurderingsprosessen litt mindre smertefull for alle. Nei, folk kan aldri piske ut konfettiene og deres glade danser når gjennomgangstiden ruller rundt. Men i det minste vil de heller ikke frykte under pultene sine.
