Så du sendte en e-post. Du forventer et raskt svar. Deretter venter du. Og vent. Og det begynner å føles som dating, hvor du vurderer alle de siste interaksjonene dine på nytt og lurer på om du sa eller gjorde noe galt.
Dessverre kan det hende du har rett. Vi mister 10 IQ-poeng fra å felt kontinuerlig e-post, så vi er nødt til å gjøre feil når det gjelder å sende dem. Her er noen grunner til at du har å gjøre med radiostille.
1. E-postadressen din var for lang
Når jeg forsker på statistikk om bruk av e-post, fant jeg mange studier og påstander: Over 100 milliarder e-poster blir sendt per dag, 28% av en gjennomsnittlig arbeidsuke blir brukt på e-post, 65% av all e-post blir åpnet på en liten skjerm, gjennomsnittlig tid på å lese en e-post er 15-20 sekunder, folk sjekker e-post 36 ganger i timen.
To punkter er tydelige: E-post tar mange tonn av tiden vår, og oppmerksomhetsspennene våre er veldig korte.
Så hvis tiden vi må se på e-postmeldinger ikke er lang, bør det ikke være en e-post i seg selv. Hvis du ser tilbake på e-posten din og ser fem avsnitt når du kunne skrevet fem virkelig klare setninger og spørsmål i stedet, er det på tide å få frem motorsagen. Kan du ikke få meldingen din over noen få linjer? Prøv å ringe den klienten eller stikke innom medarbeiderens skrivebord i stedet. Send deretter en e-post for å få en oversikt over det du nettopp har diskutert.
2. Forespørselen din var uklar
Jeg innrømmer at jeg har brukt e-post som en strøm av bevissthetsdikt, skrevet mange ord for å få tanker ut av hodet mitt og gi mening om dem på samme tid. Disse e-postene var forferdelig! Når jeg leste dem på nytt, er det tydelig at jeg sa så mye for å skjule det faktum at jeg ikke helt visste hva jeg tenkte eller ba om. Hvis jeg ikke vet hva jeg trenger, hvordan kan jeg forvente at noen vet hvordan de kan hjelpe meg?
Hvis du pleier å behandle e-post som din ungdomsskolejournal, kan du prøve å stille disse fem spørsmålene fra mottakers perspektiv før du klikker på send.
3. Det er ikke deg, det er dem
Selv de best laget e-postmeldinger og høflige telefonsamtaler blir dessverre ignorert. Ikke ta det personlig. Husk at mottakerne dine er menneskelige - ufullkomne med frister, sjonglering av arbeidsliv og å måtte glede sjefer og kunder, kanskje til og med planlegge å forlate jobben.
Hvis du venter på å høre fra en klient, kan du snakke med en kontosjef eller undersøke hva som skjer i næringen (finanskrise, noen?). Hvis du ikke har fått svar fra en medarbeider på et kritisk element og prater i person ikke har fungert, snakk med lederen din om det. Følg Elliott Bells tips for å være høflig vedvarende for alle andre.
4. … Eller kanskje det er deg
Ikke ta det personlig. Du kan ikke tvinge noen til å komme tilbake til deg, og du kan absolutt ikke gjøre noen som deg hvis personlighetene dine bare ikke blandes. Imidlertid kan du sjekke deg selv på viss oppførsel og utvikle egenskaper som får folk til å respektere deg. Når du blir respektert, blir du sett på som å ha lederskapspotensiale - og ledere blir sjelden ignorert.
