Rask spørsmål: Blir du spent når et møteinvitasjon dukker opp i kalenderen din? Jeg kommer til å gjette at svaret er nei. Og likevel er ofte - noen ganger til og med daglig - møter en del av kulturen i mange selskaper.
Jeg tror, det meste av tiden er personalmøter bortkastet tid. Jada, jeg forstår at det er nødvendig med sammenkomster med alle hender ved en anledning. Men for det meste er det andre, mer effektive måter å holde alle i bedriften eller avdelingen din oppdatert om hva som skjer på kontoret.
Her er fire ting du må vurdere neste gang du tenker på å planlegge et møte.
1. Avbrudd er produktivitetsmordere (og potensielt fortjeneste)
Da jeg gjorde noe matte og skjønte at et times times møte med 17 personer (størrelsen på personalet på ShortStack, inkludert våre eksterne medarbeidere som blir med oss via Google+ Hangouts) virkelig er et 17-timers møte, la jeg umiddelbart inn en be reduser personalmøtet til annenhver uke.
Hvis du vil ha litt motivasjon for å redusere tiden du og dine ansatte bruker på møter, sjekk ut MeetingCalc. Når du kobler inn gjennomsnittslønnen til teamet ditt, pluss antall møtedeltakere, og deretter ser kostnadene for tidsbruken, er sjansen stor for at du også vil gjøre noen endringer. Tenk på at et times times møte med 17 ansatte som i gjennomsnitt koster $ 40 000 per år, koster 232, 88 dollar. Hvis du møter hver dag eller bare et par ganger i uken, legger den seg raskt opp.
2. Direktemeldinger er en effektiv måte å få mest mulig ut av nyheter - raskere
Hos ShortStack bruker vi en meldingsapp som heter Slack. Alle har sin egen konto, som kan brukes til privat kommunikasjon mellom ansatte, og så er det kanaler som inkluderer alle medlemmer av visse avdelinger.
For eksempel har vi en "generell" kanal der nyheter som berører alle går ut; en "utvikling" -kanal der medlemmer av dev-teamet, som inkluderer noen eksterne medarbeidere, deler oppdateringer om tekniske endringer og en "support" -kanal for å chatte om kundeserviceproblemer.
Og ofte bruker vi Slack i stedet for møter. For eksempel har vi nylig utformet bloggen vår, og det var et ganske stort prosjekt. Noen virksomheter kan føle at det er nødvendig å holde et møte for å kunngjøre en slik kunngjøring. Imidlertid var dette et perfekt tidspunkt å bruke vårt "generelle" chatterom. Vi la ut lappen om at den nye bloggen var i gang og foreslo at alle skulle sjekke den ut. Hvis dette var en større endring, for eksempel en plattformendring som krevde en demo, ville vi hatt et raskt personalmøte. Men siden det var noe hele teamet kunne sjekke ut på sin egen tid, valgte vi å holde oss til chatterommet.
(Åh, og vi har også en "tilfeldig" kanal, der vi deler ting som ikke har noe med arbeid å gjøre: dum-menneske-triks-videoer, viktige nyheter om staten Jay Z og Beyoncés ekteskap, og kattememier, selvfølgelig .)
3. Det er andre måter å møtes på
Noen få medlemmer av ShortStack utviklingsteam tar en tur sammen hver ettermiddag rundt kl. 15.00. Ja, teknisk sett er de i møte og diskuterer fremdriften for de forskjellige prosjektene de jobber med, men det føles annerledes enn et typisk kontormøte. Jeg vet at trening får blodet mitt til å renne og får meg til å tenke bedre, så jeg er i full støtte for disse ettermiddagsvandringene.
I tillegg er det ikke uvanlig at utviklingsteamet jobber med prosjekter som ikke involverer resten av kontoret. Deres ettermiddagsturer er det perfekte tidspunktet for dem å prate om prosjektene og ha sitt eget “personalmøte” uten å bruke opp alle de andre ansattes tid på noe som kanskje ikke påvirker eller involverer dem.
Jeg har også lest forskningen som viser gangmøter øker kreativ tenking, noe som alle kunne brukt litt mer av. Og jeg har lest at det å gå i en gruppe får folk til å føle seg mer samarbeidsvillige siden de alle beveger seg i samme retning, bokstavelig talt, i motsetning til å sitte rundt et bord. (Mer om fordelene med gangmøter, her.)
4. Hvert møte bør planlegges med produktivitet i tankene
Det er en tid og et sted for større personalmøter. Men når den tid kommer, bør du sørge for å få mest mulig ut av minst mulig tid ved å ha en agenda og kanskje til og med klart uttalte mål. Hos ShortStack sender kontorassistenten en e-post noen dager før møtene hver annen uke og ber om dagsordenspost. Så har vi en person fra hver avdeling til å gi en rask - tre minutter eller så - oppdatering om hva som skjer innen innhold / PR, salg, kundesupport, utvikling og andre avdelinger. Dette er når jeg også gir "status for virksomheten" -oppdateringen og stiller brede forespørsler av mine egne. De fleste ukene varer vårt personalmøte omtrent 40 minutter, maks.
Disse møtene pleide å finne sted hver uke og vare lenger siden hver person ga sin egen oppdatering. Siden vi reduserte frekvensen og lengden, har jeg også lagt merke til at vi har mer improviserte møter blant mindre grupper. Det ser ut til å gjøre personalet til å føle seg mer makt til å få de viktige og tidsriktige tingene håndtert, og så deler de oppdateringer på det større møtet.
Jeg er nysgjerrig på å vite hva dere alle synes om møter? Ja eller nei? Produktiv eller bortkastet tid? Hvis du ikke er fan, hva gjør du i stedet?
