Forrige gang du hadde et stort prosjekt å takle, satte du en tidsfrist for deg - og kom så nær å blåse rett gjennom det. Resultatet: Du har raskt fullført (eller trukket en all-nighter), og sverget at du aldri ville gjenta den opplevelsen.
Mens du hadde de beste intensjonene, skjer ting: Du ble opptatt, eller distrahert, eller utsatt eller glemt. Men for å ha et annet resultat neste gang, kan du ikke bare sette frister på samme måte og forvente forskjellige resultater. Du må gjøre noe med det på en måte som faktisk vil inspirere deg til å få ting gjort.
Slik kan du gjøre det:
1. Gjør dem presserende
Det er lett å avsette en oppgave når du har all tid i verden til å fullføre den (dvs. en frist på to måneder fra nå av er ikke et nyttig mål). Uten noen følelse av presserende hastighet, kan du stadig vende deg til aktiviteter som er morsommere enn hva slags arbeid du må gjøre.
Løsningen er enkel: Planlegg tidsfristene dine så nær det nåværende som mulig. I stedet for å gi deg selv en måned til å gjøre noe, så fortell deg selv at du får det til denne uken. Ikke bare vil du holde deg mer drevet gjennom hele prosessen, men du vil sannsynligvis også begynne å jobbe med oppgaven din tidligere enn du normalt ville gjort.
2. Gjør dem personlige
Alle tenker annerledes. Du vet dette fra første hånd fordi det har vært mer enn ett møte der du og din kollega foreslo forskjellige måter å løse et problem på. Hvis du innretter dine ferdigheter, erfaringer og preferanser, vil du komme opp med et bedre system enn hvis du bare setter tidsfrister på samme måte som alle andre.
Produktivitetsekspert Carson Tate foreslår at folk faller inn i en av fire kategorier: prioriteringspersoner, planleggere, arrangører og visualisere. Det ideelle systemet for hver og en passer med navnet: prioriteringspersoner og planleggere liker å jobbe basert på hvor mye tid hver del av en oppgave vil ta, arrangører fokuserer på hvordan de føler seg, og visualisere blir motivert av å ta det store bildet i betraktning.
Så i stedet for bare å si: “Jeg må fullføre denne oppgaven med”, bør du vurdere om du fokuserer på oppgaven i sin helhet, stykkevis eller i forhold til resten av prosjektene dine, vil gjøre deg mer sannsynlig å sette deg ned og jobb med det.
3. Gjør dem handlingsdyktige
Du har de beste intensjonene, men når oppgavene dine føles som å prøve å flytte et fjell på en dag, kan det være vanskelig å sette seg ned og starte. Tross alt, hvis du knapt vil være i stand til å spikke bort mot målet ditt, er det til og med verdt det?
I stedet kan du prøve å dele opp prosjektene dine i mindre handlinger som kan gjøres. En måte å kutte oppgaven din i biter av bite-størrelse er å forestille deg at du bare kunne jobbe i 10-minutters segmenter. Hvis "ferdig rapport" vil ta hele ettermiddagen, kan du spørre deg selv hva du kan gjøre om 10 minutter: skissere den første delen, utform to eller tre lysbilder, eller rediger det du har skrevet så langt?
Hvis du er noen som sliter med å komme i gang, vil å identifisere en handlingsfri 10-minutters storbit hjelpe deg med å komme i gang - og hvis du liker dette systemet, kan du holde det opp til du er ferdig.
4. Gjør dem meningsfulle
Hva skjer når du går glipp av en frist du har satt deg? Forteller du deg selv at det er ikke så farlig?
Hvis det ikke er noe ansvar, er det ingen grunn til å holde seg til dem. Løsningen her er å fortelle noen om det eller å bruke en app (jeg elsker Any.do). Ikke skriv ned du vil fullføre rapporten innen mandag, fortell sjefen din at hun kan forvente den tidlig i neste uke. I stedet for å bare strebe etter å sende teamkameraten din tilbakemelding før slutten av dagen, kan du sende ham en e-post for å si at det er målet ditt.
Å ha en motivator utenfra forhindrer deg i å bare skyve av oppgaven og rettferdiggjøre den i ditt eget hode.
Tidsfrister er ment å øke produktiviteten, ikke føre til en selvskyelig syklus med å sette deg et mål, savne det, føle deg dårlig og gjenta den samme prosessen en gang til. Så hvis systemet ikke har fungert for deg, kan du prøve tipsene ovenfor for å føle deg bedre om arbeidet ditt og få mer gjort.
