Mens alle bruker e-post for minst noen forretningskommunikasjoner hver måned, vil noen av oss bruke e-post som et daglig verktøy for å gjøre vårt faglige arbeid. Vi vil bruke e-post til å kommunisere med kunder, lagkamerater, overordnede, og mulige nye ansettelser eller mulige nye arbeidsgivere. Og ja, disse menneskene vil dømme oss ved vår evne til å lage en klar og profesjonell skriftlig melding.
E-postetikett, eller "netikett", har eksistert i 27 år av World Wide Web. Netiquette er et sett av allment aksepterte retningslinjer for hvordan du viser respekt og kompetanse i e-posten din. Dessverre er det folk som aldri har tatt seg tid til å lære e-post nettikett for forretningsinnstillinger. Enda verre: det er folk som forvirrer e-netikett med den løse og uformelle stilen til tekstmeldinger.
Ikke la en dårlig utformet e-post drepe din troverdighet hos en kunde eller en overordnet eller en potensiell arbeidsgiver. Her er e-post netiquette regler som vil tjene deg godt, og redde deg forlegenhet på arbeidsplassen.
01 av 10Sett inn e-postadressen som den siste du gjør før du sender.
Dette virker mot-intuitivt, men dette er utmerket form. Du venter til hele slutten av skriving og korrekturlesing før du legger til e-postadressen (e) i e-post header. Denne teknikken vil spare deg for forlegenhet ved uhell å sende meldingen for tidlig før du har fullført innholdet og korrekturlesingen.
Dette er spesielt viktig for en lengre e-post som har sensitivt innhold, for eksempel å sende inn et jobbsøknad, svare på kundens spørsmål eller kommunisere dårlige nyheter til teamet ditt. I disse tilfellene gir utsetting av e-postadressen sikkerhet når du må gå bort fra e-posten din for en stund for å samle dine tanker og øve dine ord i tankene dine.
Hvis du svarer på en e-post, og du anser innholdet å ha følsomhet, må du bare slette mottakerens e-postadresse midlertidig til du er klar til å sende, og deretter legge til adressen tilbake. Du kan alternativt kutte og lime inn mottakerens e-postadresse i en Notisblokkfil eller OneNote-side, skrive e-postadressen, og deretter kutte og lim inn e-postadressen tilbake.
Tro oss på dette: En tom e-postadresselinje mens du skriver, vil spare deg for stor sorg en dag!
02 av 10Tredobbelt sjekke at du sender e-post til den riktige personen.
Dette er spesielt viktig hvis du jobber i et stort selskap eller regjeringsavdeling. Når du sender en sensitiv e-post til 'Mike' eller 'Heather' eller 'Mohammed', vil e-postprogramvaren din forutsi skrive inn hele adressen til deg. Populære navn som disse vil ha mange resultater i firmaets adressebok, og du kan ved et uhell sende en grouchy senere til din visepresident eller et konfidensielt svar på folk ned i regnskapet.
Takket være # 1 netiquette-regelen ovenfor, har du forlatt adressering til slutten, så trippelkontroll av mottakerens e-postadresse skal gå jevnt som ditt siste skritt før du sender!
03 av 10Unngå 'Reply to All', spesielt i et stort selskap.
Når du mottar en kringkasting sendt til dusinvis av mennesker, er det lurt å bare svare på avsenderen. Dette gjelder spesielt hvis det er et selskap som sendes med store distribusjonslister.
For eksempel: daglig leder e-post hele firmaet om parkering i sør mye, og hun spør folk respektere nummerert og tildelt boder som ansatte betaler for. Hvis du klikker på "svar på alle" og begynner å klage på at andre ansatte inntraffer på ditt personlige kjøretøy og klø din maling, kan du skade din karriereutvikling ved å bli selskapet shmuck.
Ingen ønsker å motta meldinger som ikke gjelder for dem. Enda mer verdsetter ingen å klage til gruppen eller høre om dine personlige klager som sendes i et kringkastingsformat.
Unngå dette faux pas og bruk individuelt svar til avsenderen som standard handling. Definitivt se regel # 9 nedenfor, også.
04 av 10Bruk profesjonelle hilsener i stedet for samtalevennlige uttrykk.
Den beste måten å starte en profesjonell e-post på er en versjon av følgende:
1. God ettermiddag, Ms Chandra.2. Hei, prosjektteam og frivillige.3. Hei, Jennifer.4. God morgen, Patrick.Bruk IKKE under noen omstendigheter følgende for å starte en profesjonell epost:
1. hei2. Sup, lag!3. Hei, Jen.4. Mornin, Pat. Samfunnsuttrykk som 'hei', 'yo', 'sup' kan virke vennlig og varm for deg, men de ødelegger faktisk din troverdighet i en forretningsinnstilling. Mens du sikkert kan bruke disse samtalene i samtalen når du har en klarert rapport med den andre personen, er det en dårlig ide å bruke disse ordene i en forretnings e-post. I tillegg er det dårlig skjema å ta staveveier, som "mornin". Det er veldig dårlig skjema for å forkorte noens navn (Jennifer -> Jen) med mindre den personen har uttrykkelig bedt deg om det. Som med enhver intelligent forretningskommunikasjon er det smart å feire på siden av å være for formell og demonstrere at du tror på etikett og respekt. Og ditt rykte blir enkelt demontert av dårlig grammatikk, dårlig stavemåte og dårlig utvalgte ord. Tenk deg hvordan profesjonaliteten din vil ta en hit hvis du ved et uhell sender ' Du må sjekke din meth , Ala 'når du virkelig ment å si' du må sjekke matematikken din, Alma ' . Eller hvis du sier ' Jeg kan gjøre en intervue i morgen "når du mente" Jeg kan gjøre et intervju i morgen '. Proofles hver e-post du sender; Gjør det som om ditt profesjonelle rykte avhenger av det. Emnelinjen er både en tittel for kommunikasjon og en måte å oppsummere og merke din e-post slik at den lett kan bli funnet senere. Det bør tydelig oppsummere innholdet og ønsket handling. For eksempel er en emnelinje: "kaffe" ikke veldig tydelig. I stedet, prøv 'Staff kaffe preferanser: ditt svar er nødvendig' Som et annet eksempel er emnelinjen 'din forespørsel'er for vag. I stedet prøver du en klarere emnelinje som: 'Din forespørsel om parkering: Flere detaljer kreves '. Det kan være fristende å legge til stilige skrifttyper og farger til e-posten din for å gjøre det prangende, men det er bedre å bruke svart 12-pt eller 10-pt Arial eller Times New Roman. Lignende varianter som Tahoma eller Calibri er også fine. Og hvis du trekker oppmerksomhet til et bestemt uttrykk eller et punktum, så kan rød blekk eller fet skrift være svært nyttig i moderasjon. Problemet er når e-postene dine begynner å bli usammenhengende og ufokusert eller begynn å formidle mord eller forstyrrende holdning fra din side. I næringslivet vil folk ha kommunikasjon til troverdig og klar og kort, ikke dekorativ og distraherende. E-post mislykkes aldri i å formidle vokalbøyning og kroppsspråk. Det du tror er direkte og rettferdig kan faktisk komme over som hardt og bety når det er lagt inn i e-posten din. Ikke bruk ordene 'vær så snill' og 'takk' vil føre til negative understrømmer. Og det du mener er humoristisk og lys, kan faktisk overføre som nedlatende og uhøflig. Å gi en respektfull tone og personable oppførsel i e-post, tar praksis og mye erfaring. Det hjelper når du leser e-posten høyt for deg selv, eller til og med noen andre før du sender den. Hvis noe om e-posten synes å være middel eller hard, skriv du om det. Hvis du fortsatt står fast med hvordan du overfører tonen til noe i en e-post, så ser du på alvor å plukke opp telefonen og levere meldingen som en samtale. Husk: E-post er for alltid, og når du sender den meldingen, kan du aldri trekke den tilbake. I sannhet er e-post for alltid. Den kan videresendes til hundrevis av mennesker innen sekunder. Det kan bli oppkalt av lovhåndhevelse og skatterevisorer bør det noen gang være en undersøkelse. Det kan til og med gjøre det til nyhetene eller sosiale medier. Dette er et bredt og skremmende ansvar, men det er en som vi alle skuldrer: Det du skriver i en e-post, kan lett bli offentlig kunnskap. Velg ordene nøye, og hvis du tror det er noen sjanse for at det kan bite deg tilbake, så ser du ikke på å sende meldingen i det hele tatt. Kraften til niceties som "takk" og "vær så snill" er uimotståelig. Den ekstra flere sekunder som inkluderer din profesjonelle signaturblokk, taler også om detaljert oppmerksomhet, og at du tar eierskap til kommunikasjonen ved å stemple navn og kontaktinformasjon. Proofles hver melding, som om ditt profesjonelle rykte var avhengig av det.
En kort og klar faglinje vil oppnå underverk (og hjelpe deg med å bli lest).
Bruk bare de to klassiske skrifttyper: Arial og Times Roman-varianter, med svart blekk.
Unngå sarkasme og negativ / snooty toner, for enhver pris.
Anta at verden vil lese din e-post, så planlegg deretter.
Slutt alltid med en kort, stilig "takk" og en signaturblokk.
