Slik sikrer du Microsoft Office-filer

Avhengig av hvilken versjon av Microsoft Office du bruker, kan det inneholde en rekke applikasjoner. Basen tilbyr vanligvis Word, Excel, PowerPoint og Outlook. PowerPoint ser ikke ut til å gi noen iboende sikkerhet, men Word, Excel og Outlook gir alle nivåer av kryptering.

Sikre Word-dokumenter

For Microsoft Word-dokumenter (Word 2000 og nyere), kan du velge et høyere sikkerhetsnivå når du lagrer en fil. I stedet for å bare klikke på "Lagre" klikker du Fil, deretter Lagre som og følg disse trinnene:

1. Klikk på Verktøy i øverste høyre hjørne av dialogboksen Fil lagre
2. Klikk på Sikkerhetsinnstillinger
3. Sikkerhetsalternativer-boksen gir en rekke alternativer:
   • Du kan skrive inn et passord i boksen ved siden av Passord for å åpne hvis du ønsker at filen skal være helt utilgjengelig uten passordet
   • I Word 2002 og 2003 kan du klikke på Avansert knappen ved siden av passordboksen for å velge et høyere krypteringsnivå som er enda vanskeligere å bryte inn i
   • Du kan skrive inn et passord i boksen ved siden av Passord for å endre hvis det er greit for andre å åpne filen, men du vil begrense hvem som kan gjøre endringer i filen
4. Bunnen av sikkerhetsalternativer-boksen gir også noen valg for å beskytte personvernet til dokumentet:
   • Fjern personlig informasjon fra filegenskaper på lagre
   • Advarsel før du skriver ut, lagrer eller sender en fil som inneholder spore endringer eller kommentarer
   • Lagre tilfeldig nummer for å forbedre flertalsnøyaktigheten
   • Gjør skjult markering synlig når du åpner eller lagrer
5. KlikkOK for å lukke sikkerhetsalternativer-boksen
6. Velg et navn for filen og klikk Lagre

Sikre Excel-filer

Excel tilbyr en meget lignende stil på beskyttelse mot Microsoft Word. Bare klikk på Fil, Lagre som og følg disse trinnene:

1. Klikk på Verktøy i øverste høyre hjørne av dialogboksen Fil lagre
2. Klikk på Generelle alternativer
3. Du kan skrive inn et passord i boksen ved siden av Passord for å åpne hvis du ønsker at filen skal være helt utilgjengelig uten passordet
   • Du kan klikke på Avansert knappen ved siden av passordboksen for å velge et høyere krypteringsnivå som er enda vanskeligere å bryte inn i
4. Du kan skrive inn et passord i boksen ved siden av Passord for å endre hvis det er greit for andre å åpne filen, men du vil begrense hvem som kan gjøre endringer i filen
5. KlikkOK for å lukke boksen Generelle innstillinger
6. Velg et navn for filen og klikk Lagre

Sikre Outlook PST-filer

Den faktiske digitale signeringen og kryptering av innkommende eller utgående e-postmeldinger og deres vedlegg er et helt eget problem som forklares en annen gang. Men hvis du tilfeldigvis eksporterer data fra Microsoft Outlook-mappene til en PST-fil, kan du legge til beskyttelse for å sikre at data ikke er tilgjengelig for andre. Bare følg disse trinnene:

1. Klikk på Fil
2. Å velge Import og eksport
3. Velge Eksporter til en fil og klikk neste
4. Å velge Personlig mappefil (.pst) og klikk neste
5. Velg mappen eller mappene du ønsker å eksportere (og velg boksen til Inkluder undermapper hvis du ønsker), og klikk deretter neste
6. Velg en utgangssti og filnavn og velg ett av alternativene for eksportfilen din, og klikk deretter Bli ferdig
   • Erstatt duplikater med eksporterte varer
   • Tillat at dupliserte elementer skal opprettes
   • Ikke eksporter dupliserte elementer
7. Under Kryptering Innstilling, velg ett av følgende alternativer
   • Ingen kryptering
   • Komprimerbar kryptering
   • Høy kryptering
8. Nederst på skjermen skriver du inn et passord som skal brukes til å åpne den krypterte PST-filen (du må skrive inn det samme passordet i begge boksene for å bekrefte at du stavet passordet slik du har tenkt, ellers kan du kanskje ikke åpne din egen fil)
   • Velg om du vil også Lagre dette passordet i passordlisten din
9. Klikk OK for å fullføre fileksporten

(Redigert av Andy O'Donnell)