Elsker du ikke bare verktøy, snarveier eller hacks som hjelper deg å gjøre ting raskere eller mer effektivt? Når alt kommer til alt, hvem vil bruke mer tid på å gjøre noe enn du absolutt trenger?
Her er tre fantastiske forkortelser på arbeidsplassen du bør vite - som alle tilbyr rammer som vil hjelpe deg med å holde deg fokusert og uansett hva du jobber med.
1. OHIO: Håndter det bare en gang
Hvor mange ganger åpner du en e-post for å gå tilbake og lese den? Kanskje tre eller fire ganger?
Det er superproduserende arbeid, med mindre du tenker grundig på saken. Med tanke på at eksperter sier at bare 20% av e-posten vår faktisk er avgjørende for jobbene våre, gjør det bare en dårlig situasjon verre å berøre den flere ganger.
I stedet, OHIO! Åpne den en gang og gjør noe med det. (Dette fungerer for øvrig også for papirarbeid, innkommende post eller annet). Prøv disse nyttige tipsene fra Getting Things Done for å håndtere e-post eller papir.
- Trenger du ikke det? Slett det!
- Hvis du vil beholde den, men ikke trenger å iverksette tiltak umiddelbart, arkiver den bort.
- Hvis du kan handle på det med en gang - tenk meldingene som tar mindre enn to minutter å svare på - gjør.
- For meldinger med ekte arbeidsinnhold må du prioritere og bruke tid på, arkivere dem i en "handling" -mappe og deretter returnere når du er klar til å gjøre fokusert arbeid i det området.
2. FIOSP: Fakta, problemstilling, mål, strategi, plan
For mange år siden delte en mentor denne prosessen med meg, og jeg bruker den hele tiden til problemløsing eller feilsøking av situasjoner. Det er en stor hjelp i å organisere tankene mine og få en handlingsplan sammen, enten jeg jobber med mitt eget prosjekt eller med et team.
Neste gang du blir møtt med en arbeidskrise, må du løse ASAP, prøv dette:
Faktum
Begynn med å få fakta rett frem. Du kan bli fristet til å gå til antagelser, observasjoner eller meninger, til å hoppe inn i løsninger, eller til og med å skylde på roten til problemet. Men når du feilsøker, må løsningene dine være innebygd i sakens fakta.
La oss for eksempel si at du prøver å løse problemet med en klient som ikke er fornøyd med kundesentertjenesten selskapet ditt tilbyr. Her er fakta:
Responstidene i kundesenteret kjører på 60% av svarene som er besvart innen to minutter. Kontrakten vår sier at vi må svare på 80% av samtalene i løpet av to minutter.
Utgave
Når du har sakens fakta, må du oppgi problemet drevet av fakta. Igjen, hold deg unna skylden og se på implikasjonen av fakta:
Kunden er oversvømmet av ansattes klager på tjenesten vår, noe som setter våre fremtidige kontrakter med dem i fare. I tillegg koster selskapet vårt $ 1000 per dag i bøter for å være ikke i samsvar med kontrakten.
Objektiv
Det er her du blir klar over hva målet ditt er i situasjonen. Det vil bidra til å identifisere hullene mellom fakta og mål.
Målet vårt er å svare på 80% av alle samtaler i løpet av to minutter i henhold til kontrakten, rydde opp i gjeldende etterslep og stoppe bøtene vi pådrar.
Strategi
Nå går du tilbake og ser på det store bildet: hvordan problemene passer med fakta - og hva den riktige korrigerende handlingen må være.
Vår strategi er å fikse de dårlige prestasjonene ved å hente inn trent reservepersonell, forlenge kundesenterets timer med to timer hver dag denne uken og, om nødvendig, kjøre samtaler til et godt trent overløpssenter.
Plan
Når du har identifisert strategien din, er dette de taktiske trinnene du tar for å implementere den. Her kan du tilordne oppgaver og tidslinjer etter behov.
Kontoadministrasjon
- Gjennomgå korrigerende handlingsplan med kunden ved avsluttet virksomhet i dag.
- Gi kundeoppdateringer hver 24. time til servicenivåene gjenopptas til samsvarende pris.
operasjoner
- Juster systemene for å imøtekomme to ekstra driftstimer fra COB i dag.
- Ring inn ytterligere tre heltidsansatte innen tirsdag.
Lovlig
- Gjennomgå implikasjonene av kontrakt som ikke er i samsvar, og vurder skader til dags dato.
Ved å bruke denne rammen kan du gå fra hodepine til løsning raskt og enkelt, og lede teamet ditt til en mer produktiv samtale rundt å løse dilemmaer på arbeidsplassen.
3. BRAN: Fordeler, risiko, alternativer, ingenting
Nei, ikke snakk om kornblandingen her! Det er et raskt forkortelse for å hjelpe deg med å evaluere fordeler, ulemper og implikasjoner for å ta en beslutning.
Si for eksempel at avdelingen din prøver å bestemme seg for om du vil ansette en ny ansatt til å hjelpe med kampanjer på sosiale medier.
La oss se på BRAN.
fordeler
- Få inntrykk og merkevarebevissthet ved å skape en jevn tilstedeværelse på de fem beste spillermiljøene som publikum bruker.
- Utvid vår adresseliste.
- Øk visningene på nettstedet.
- Hold oss i forkant av markedene i sosiale medier.
risiko
- Det er vanskelig å måle avkastningen på kampanjer på sosiale medier. Hvordan vil vi vite om det fungerer?
- Legger til et antall antall og utgifter forbundet med en ny leie.
- Ikke sikker på om sosial merkevarekjennskap vil bidra til kunder eller inntektsvekst.
Alternatives
- Tilordne sosiale medier til eksisterende stab i mindre skala og måle resultater.
- Finn en rimelig praktikant for å bevise konseptet gjennom sommeren.
- Del kostnadene for en sosial mediesjef med andre avdelinger i organisasjonen.
Ingenting
- Fortsett status quo med nåværende markedsføringstiltak, ikke legg til antall eller omfang, og gjør ingen endringer for å vokse det sosiale mediet.
Husk at du alltid har muligheten til å gjøre ingenting. Noen ganger er "ennå ikke" et godt nok svar før du samler mer informasjon, mer finansiering eller en klarere fordelsoppgave.
Arbeidsplassen kan ofte være kompleks, men å bruke rammer og verktøy kan bidra til å kutte gjennom noe av den kompleksiteten - og komme til løsninger og beslutninger som bedre tjener deg og arbeidet ditt!
