Det er mandag morgen, og sjefen din bare ba deg trekke sammen en presentasjon for det store møtet på onsdag. Du kjenner tallene, kjenner innholdet, men PowerPoint? Ikke akkurat din forte.
Vel, jeg er her for å hjelpe. Den første regelen - den viktigste regelen, den du aldri må glemme - er at dårlige lysbilder ødelegger godt innhold. Så mye som jeg skulle ønske at det ikke var sant, kan jeg love deg at både kollegaene og klientene dine vil bli svaiet av estetikken i presentasjonen før de selv leser det første ordet.
Så, for å sikre at de fokuserer oppmerksomheten på meldingen din, uten at du sløser bort timer i PowerPoint-helvete, følg disse tre enkle reglene når du lager lysbildene.
Master Slides er din beste venn
Master-lysbilder er maler i PowerPoint-verdenen, og de vil spare deg for mye tid og krefter. Ved å bruke noen minutter på forhånd for å designe et godt master-lysbilde, vil du sikre at hvert lysbilde ser likt ut og får hele presentasjonen til å se sammenhengende og profesjonell.
For å starte, gå til Vis- menyen til Master > Slide Master og lag din mal. Et av mine personlige triks er å legge til en veldig lys bakgrunn med litt subtil struktur for å gi lysbildene mer dybde - gå over til subtile mønstre for inspirasjon og gratis nedlastbare bakgrunner.
Deretter legger du til firmalogoen din i hjørnet og all nøkkelinformasjon (nettsted, kontaktinfo, møteemnet) i bunnteksten. Til slutt kan du lagre mesteren og komme tilbake til presentasjonen.
Pro-tips: Lagre masteren separat som en mal før du begynner å legge til innhold i PowerPoint. På denne måten kan du bruke den som base for fremtidige presentasjoner.
Font endrer alt
Hvis selskapet foretrekker det rette og smale når det gjelder presentasjonsdesign - eller har sin egen font (som GE) - kan du hoppe til neste seksjon.
Men hvis du vil at presentasjonen din skal ha en litt mer wow-faktor, må du si farvel til Arial og Times New Roman og hallo til Google Web Fonts. Disse fantastiske, gratis skriftene er enkle å installere på datamaskinen din, og kobles sammen utrolig godt (Design Shack gir mange forslag til skrifter som ser bra sammen). Bare last ned skriftene, installer dem på datamaskinen din og forhåndsvis presentasjonene dine på kort tid! Sørg for å ikke overdrive det. To skrifter er mange: en serifed for overskrifter og en sans serif for blokker med tekst.
Pro-tips: Hvis du bruker tilpassede skrifter, må du huske å lagre presentasjonen din som en PDF før du sender den til andre. Hvis PowerPoint-filen åpnes på en datamaskin uten at de nye skriftene er installert, vil den ikke ha den tiltenkte effekten.
Vær kort og visuell
En av de største feilene folk gjør når de oppretter en PowerPoint er å behandle det som et Word-dokument. Husk at lysbildene dine er der for å vise, ikke fortelle - eller med andre ord for å fremheve de viktigste punktene dine på en visuell og engasjerende måte.
Så hopp over de lange avsnittene og bruk overskrifter, kuler og - mest av alt - bilder. Ikke skriv at du vokste fra 100 til 210 til 350 brukere; lag en graf. Ikke skriv en lang liste med spesifikasjoner for den nye funksjonen. del en mock-up. Å legge visuell struktur til lysbildene dine kan også sørge for at kollegaens øyne fokuserer på de riktige tingene uten å legge til for mye tekst. (Hvis du vil ha mer hjelp med grafikk, kan du se på 10 flotte PowerPoint-maler.)
Brevity er også viktig når man tenker på presentasjonen som en helhet. Hold presentasjonen kort - å ha 7-10 lysbilder er helt greit for en presentasjon på 30 minutter hvis de inneholder all informasjonen du trenger. Hvis du forventer å bli grillet av publikum og ønsker å ha rikelig med detaljer klar, legger du det i vedlegget og henviser det hvis du blir spurt.
Pro-tips: Ikke gå under 13-punkts skriftstørrelse - det vil sørge for at du holder den kort på hvert lysbilde (og at publikum ikke kommer til å skvise gjennom hele presentasjonen).
Fortell oss! Hva er tipsene dine for å lage en perfekt PowerPoint-presentasjon?
