Når du blir kontaktet for å skrive et anbefalingsbrev, bør du bli smigret og forhåpentligvis begeistret for å hjelpe din kollega eller gamle kollega. Imidlertid kan dette scenariet også være nervepirrende - du hjelper tross alt med å bestemme noens fremtid! Hvordan kan du passe alle hennes gode egenskaper på en liten side? Hva om du ikke sier det rette?
Pause og ta pusten. Å skrive et brev er ikke rakettvitenskap, spesielt hvis du føler deg positiv til personen du anbefaler. Jeg har skrevet mange rec-brev på dagen min, til og med ghostwriting dem for administrerende direktører i mange forskjellige selskaper (ja, ledere delegerer denne oppgaven), og underveis har jeg lært noen få ting som forenkler prosessen. Følg disse trinnene for å skrive et brev som vil hjelpe kollegaen din å bli ansatt.
1. Gjør din bakgrunnsundersøkelse
Innstillingsbrev kan rekvireres av en hel rekke årsaker - en jobbsøknad, tildeling av nominering, aksept i en skole eller et styre og mer. Så selv om du vet alt det er å vite om kandidatens nåværende situasjon, arbeidsmoral og suksesser fra tidligere, har du fremdeles ikke all informasjonen du trenger. Finn ut hvorfor den anbefalte ber deg om et brev, og hva leserne hennes skal se etter i det.
Husk å spørre følgende før du begynner å skrive:
Disse spørsmålene vil hjelpe deg med å guide innholdet i brevet ditt og vil sikre at du plasserer kandidaten til jobben eller tildelingen på best mulig måte.
2. Følg formelen
Anbefalingsbrev bør ta for seg tre ting: ditt forhold til kandidaten, evalueringen av arbeidet hennes og hvordan hun sammenligner med andre du har jobbet med i lignende stillinger (også, hvorfor hun skiller seg ut). Strukturer brevet rundt disse områdene, mens du skriver:
Forklar forholdet ditt
Forklar først arten av arbeidet ditt med kandidaten, mot begynnelsen av brevet. Dette kan være en enkel uttalelse som beskriver når du jobbet med henne, hvor lenge og i hvilken kapasitet. For eksempel: “Jane var kontosjef i selskapet mitt fra 2010 til 2013, hvor hun hadde ansvar for planlegging, utvikling og gjennomføring av markedsstrategi for fem av våre største kunder. Som manageren hennes var jeg vitne til… ”
Evaluer kandidaten
Etter å ha forklart forholdet ditt, er det å evaluere kollegaens arbeid neste prioritet. Dette bør være kjøttet i brevet ditt, selv om det nøyaktige innholdet vil variere basert på hva du anbefaler henne for. Hvis du for eksempel vet at stillingen hun søker i ledelse, kan det være lurt å fokusere på hvor godt hun jobbet i teamet ditt og hennes naturlige evne til å være en god leder. Hvis stillingen hun søker på er mer en teknisk stilling, eller kanskje en skrivestilling, fokuserer du på hennes evne til å sjonglere flere prosjekter på en gang mens hun leverer resultater.
I alle fall vil du ønsker å forklare hva du så i arbeidet hennes, og peke på konkrete resultater hun ga. Husk at det alltid er bedre å vise, ikke fortelle. Hvis du sier at hun er i stand til å utvikle og implementere sofistikert markedsføringsstrategi, kan du peke på ting som det totale markedsføringsbudsjettet hun klarte og prosentvis økning av salgsteamet i løpet av hennes periode. Eventuelle tall eller statistikker du kan henvise til, hjelper til med å male et sterkt bilde av hva hun oppnådde.
Gjør en sammenligning for å forsegle avtalen
Å sammenligne kandidaten med andre mennesker du har jobbet med, kan være en kraftig måte å tilby en sterk anbefaling. Du kan si at noen er "den mest effektive prosjektlederen jeg noen gang har jobbet med, " eller "en av de tre beste ansatte jeg noen gang har klart." Bruk selvfølgelig bare utsagn du virkelig tror!
Dette kan også være en måte å overføre alle bekymringer en ansettelsesansvarlig måtte ha. Hvis du for eksempel anbefaler en kandidat som er ung eller som ikke har mye erfaring, kan det å si at hun viser "modenhet og strategisk tenkning langt utover årene og erfaringsnivået", gå langt.
Hvis det er mulig, bruk en historie eller anekdote for å demonstrere et av områdene ovenfor. Det er lett å lese gjennom et brev og se at en kandidat har sterke egenskaper, men til slutt kaster det til side fordi det ikke var noe bemerkelsesverdig eller håndgripelig å huske henne av. På den annen side er det vanskelig å glemme noen som har gjort en åpenbar innvirkning på og en ekte forbindelse med sine tidligere kolleger.
3. Sett inn Final Touches
Nå logistikken: For det første er personen som samler inn og leser anbefalingsbrev sannsynligvis opptatt og har mange andre sider å lese gjennom. For å få mest mulig utslag, hold brevet kort (ikke mer enn en side) og til poenget. Når det gjelder tone, vil du være formell og profesjonell, men også entusiastisk. En lunken anbefaling kan like gjerne være en dårlig en, så pass på at du formidler hvor mye du liker kandidaten.
Bruk firmaets brevhode og inkluder signaturen din og kontaktinformasjonen nederst. Ta med en dato, adresser mottakeren med navn (hvis mulig), og avslutt med en uttalelse om din vilje til å diskutere kandidaten videre, for eksempel "Hvis du har flere spørsmål, ikke nøl med å ringe meg."
Brev er bare begynnelsen på forskjellige typer anbefalinger du kan bli bedt om å gjøre, men disse trinnene kan hjelpe deg gjennom hvilken som helst form. Enten du tjener som tidligere ansattes henvisning over telefon eller anbefaler en kollega på LinkedIn, gjør undersøkelser, følg formatet og hold deg entusiastisk. Du (og kollegaen din) skal være flink å gå!
Husk til slutt at hvis en kollega ber deg om en anbefaling, har du påvirket henne og hun vil være evig takknemlig hvis du hjelper deg på veien til suksess. Bokstavskrivingsprosessen kan virke stressende, men det er virkelig en ære.
