Kall det som et produkt av travle timeplaner, økt teknisk tilkobling eller stekte oppmerksomhetsspenn, men uansett årsak, når du samler en gruppe sammen til et møte, har nesten alle vanskelig for å grøfte distraksjoner og holde seg til oppgaven. Faktisk siterer 47% av de ansatte distraherte medarbeidere som det største hinderet for å ha produktive møter.
Hvis du tar jobben din på alvor, gjør du sannsynligvis allerede ditt beste for å demonstrere engasjement: aktivt å lytte, chimme inn når det passer, og holde telefonen utenfor bordet. Men selv når god møteetikette er øverst i tankene dine, er det lett å gli inn i dårlige vaner.
For å bo i dine kollegers gode nåder og få noe verdifullt ut av hvert møte, må du imidlertid holde følgende i sjakk.
1. Ikke ta øyekontakt
På dette tidspunktet har viktigheten av å ta øyekontakt under et møte nesten blitt en klisjé - men med god grunn. Å opprettholde det demonstrerer engasjement, interesse og respekt. Det har til og med vist seg å øke din selvbevissthet. Det kan virke ubehagelig til å begynne med, men det er mange enkle hacks for å forbedre øyekontakten uten å snike folk ut med et hjort-i-hodelyktene.
Et av de beste tipsene mine er å sørge for at oppsettet til møtet ditt bidrar til øyekontakt fra farten: Prøv å arrangere gruppen din i en sirkel eller halvsirkel slik at alle kan se hverandre uten å anstrenge seg. Selv om noen ikke er i samme fysiske rom som deg, gjelder fortsatt viktigheten av øyekontakt.
For å imøtekomme deltakere som ringer inn via videosamtale, plasser kameraet på en måte som er innenfor din naturlige visjonslinje, slik at det ser ut som om du ser hverandre i øynene når du snakker.
2. Bruke den bærbare datamaskinen
Å bruke den bærbare datamaskinen starter ofte med de beste intensjonene: notater, henting av relevant informasjon på nettet, og så videre. Men det er altfor lett å gå fra å transkribere møtet til å prøve å finne ut navnet på den sangen du satt fast i hodet ditt i går uten å skjønne det. Derfor anbefaler jeg å unngå bærbare datamaskiner helt. Mange ting som vanligvis gjøres på en, kan enkelt gjøres for hånd, for eksempel å ta notater på en papirblokk eller dele data på et utskrevet regneark. Men hvis en datamaskin er et absolutt must, kan du fortsatt minimere bruken. Når du for eksempel går gjennom en presentasjon, oppfordrer foredragsholderen til å dele skjermen sin på en TV slik at alle kan følge med.
Selv om møtearrangøren din ikke strengt tatt har forbud mot bærbare datamaskiner, kan du la det ligge ved skrivebordet eller holde det stengt mens du fokuserer på dagsordenen deg i å holde tankeløse distraksjoner (for ikke å nevne e-post og chat-varsler) i sjakk. I tillegg vil en grøfting av det uoppfordret definitivt etterlate et positivt inntrykk på dine medarbeidere og kanskje oppmuntre dem til å gjøre det samme.
3 Delta på et irrelevant møte
Det er tre ting du kan være sikker på i livet: død, skatter og unødvendige møteinnkallinger. Og selv om det er så enkelt å bare klikke "Ja" på en invitasjon og dukke opp bare fordi du ble spurt, gjør du faktisk en bjørnetjeneste til lagkameratene. Når du ikke har noen rolle i et møte, er praktisk talt uunngåelig å komme over som uinteressert. Det er mye bedre å være på skrivebordet og være produktiv enn å dukke opp og se lei.
For å bekjempe dette, må du sørge for å få tak i hva møtet handler om, hvorfor arrangøren vil ha deg der, hva (om noe) du trenger å forberede på forhånd, og hva du håper å oppnå mot slutten. Å ha denne konteksten gjør det lettere for deg å bestemme deg for om møtet virkelig vil dra nytte av din tilstedeværelse, eller om tiden din ville vært bedre brukt andre steder. Ofte er denne informasjonen inkludert i en agenda eller i selve invitasjonen til møte, men hvis ikke, kan du gjerne sjekke inn kort tid med møtearrangøren på forhånd. Hvis du bestemmer deg for at din tilstedeværelse ikke er nødvendig, forklar høflig ditt valg for arrangøren. Hvis du takler det riktig, vil han eller hun sannsynligvis sette pris på ærligheten din.
I en viss grad er det å gi til distraksjon bare en del av det å være menneske. Ingen kan holde seg på sporet 100% av tiden, og det kommer til å fremgå i møter en gang i blant. Men hvis du noen gang finner deg utilsiktet å forlate hvert møte uten noen anelse om hvorfor du var der, er det verdt å introdusere noen justeringer til rutinen din.
