Kommunikasjon er hardt arbeid. I følge nyere undersøkelser tilbringer vi 1/3 av tiden vår på kontoret på e-post - et antall som sikkert øker.
Og det tar ikke engang hensyn til stresset som er involvert i å finne ut hvordan du kan formidle et potensielt vanskelig budskap, som å be om hjelp, si nei eller innrømme at du har rotet.
For å få mest mulig ut av din tid og energi, har vi avrundet noen av favorittmanusene våre og maler for å lage e-post (og noen få andre ting, som den irriterende LinkedIn-anbefalingen du trenger å skrive), mye enklere og mindre tidkrevende.
Enten du søker jobb, nettverk, arbeider med daglig arbeidskommunikasjon, eller prøver å være en bedre leder, finn situasjonen nedenfor, finjuster malen til din smak og send den av gårde!
Jobb søk
1. Du trenger hjelpen til nettverket ditt med å finne en jobb
Å nå ut til ditt nåværende nettverk og fortelle dem at du er på jakt er en helt sikker måte å gjøre jobbsøket enklere på: Hvorfor søke på egen hånd når du kan ha en hel gruppe av kontakter som også holder øye med muligheter? Men for å gjøre det mer sannsynlig at de vil hjelpe deg, gjør det så enkelt som mulig for dem ved å sende en e-post som denne.
2. Du trenger en henvisning hos ditt drømmeselskap
Du har søkt på en jobb hos drømmeselskapet ditt - og så lagt merke til at en venn er koblet til noen der. Å be ham eller henne om å koble deg sammen og gå god for deg, kan føles rart, men det trenger ikke være det. Slik gjør du det på riktig måte.
3. Du ønsker å skrive det perfekte følgebrevet for å prøve ferdighetene dine
Forsikringsbrevet ditt skal ikke bare gå gjennom stillingshistorikken din (det er jobben din som CV). Å fremheve ferdighetene dine kan være en fin måte å blande ting på eller vise hvorfor du vil være en ideell kandidat hvis du har en mindre tradisjonell vei. Prøv å fylle ut denne malen, og se hvor imponerende du høres ut.
4. Du må skrive en takkemelding for et intervju
Spesielt hvis du intervjuer mye, er det ingen grunn til å bekymre seg over hver enkelt takkemelding. For en grunnleggende merknad som får jobben gjort, kan du starte med denne malen, finpusse den litt for hvert selskap og rolle, og sende den av EOD etter at du har intervjuet.
5. Du ønsker å sende en takkemelding som virkelig går utover
Hvis du nettopp har intervjuet for din absolutte drømmejobb, kan det være lurt å gå litt utover den grunnleggende takkenotikken. Sjekk ut denne malen for en ide om hvordan du kan tilføre selskapet verdi før du til og med blir tilbudt jobben. Med denne tilnærmingen vil ansettelsessjefen ha vanskelig for å ikke ta deg med om bord.
6. Du søkte på en jobb i uken eller to siden - og vil sjekke inn
Har du ikke hørt tilbake fra drømmejobben din? Hvis du har holdt pusten i noen uker, skader det ikke å sende en kort, profesjonell oppfølgings-e-post, som denne.
7. Du må avslå et jobbtilbud
Du har intervjuet, du har fått et tilbud - men du har bestemt deg for at du må avvise det. Hold meldingen takknemlig, gi en kort forklaring på hvorfor, og sørg for å holde døren åpen. Disse ideene skal hjelpe deg med å lage budskapet ditt.
På kontoret
8. Du vet egentlig ikke hva avsenderen ber om
Du kjenner e-posten: Det er mange ord, men ingenting blir egentlig sagt, og du lurer på hva den andre personen vil ha fra deg. Det kan virke som en vanskelig situasjon, men løsningen er faktisk ganske enkel: Putt den pent tilbake til avsenderen for å be om avklaring.
9. Du må si “Nei” til noe
Selv om vi trenger å gjøre det (eller virkelig ønsker å gjøre det), har vi alle vanskelig for å si "nei." Uansett situasjon, vil disse korte og søte skriptene gjøre det mye, mye enklere.
10. Du må si “Nei” til noen du virkelig vil hjelpe
Det er spesielt vanskelig å si “nei” når det er noen du virkelig vil hjelpe, du bare ikke har båndbredden: en venn, en nær kollega eller noen som har gitt deg støtte i det siste. Bruk denne malen for å gjøre det enklere og for å slippe ham eller henne ned på en mest mulig omsorgsfull måte.
11. Du mottar en komplisert klesvaskliste over tanker, ideer og oppgaver
Denne e-posten er en full av handlingsemner, spørsmål, tanker, kommentarer, oppgaver - listen fortsetter og fortsetter. Det vil ta deg for alltid bare å luke gjennom meldingen, enn si å gjøre arbeidet. Svaret ditt vil være litt annerledes, avhengig av om dette er en sjef eller en kollega, men uansett må du be om litt hjelp til å prioritere.
12. Du trenger mer informasjon for å svare
Noen stiller deg et spørsmål ut av det blå, og du aner ikke hva han eller hun snakker om. Eller, du har sansen, men vet at du trenger litt mer informasjon for å svare godt. Send raskt avsenderen tilbake og ber om kontekst eller de spesifikke detaljene du trenger.
13. Kollegaen din gjør et prosjekt for vanskelig
Jobber du med noen som gjør noe mye (mye) vanskeligere enn det trenger å være? Det kan være vanskelig å foreslå en bedre måte uten å skade noen følelser, men ved å gjøre det gjør du livet lettere. Bare velg ordene dine med omhu og bruk fraser som minner kollegaen din om at du jobber sammen om dette.
14. Du har en arbeidsplasskonflikt - og du må fortelle sjefen din
Å løpe til sjefen din burde tydeligvis ikke være det første du gjør når du har problemer med en av dine kolleger; prøv å utarbeide det på egenhånd før du verver høyere. Men hvis situasjonen fortsetter å oppstå, er det greit å snakke med manageren din - så lenge du følger dette skriptet for å gjøre det uten å høres ut som du sutrer.
15. Du må skru av et prosjekt
Hvis du har blitt bedt om å gjøre et prosjekt du virkelig ikke vil gjøre, vil du skrive litt mer enn “absolutt ikke” tilbake. Enten det ikke er en del av jobben din, eller om du ikke synes det er verdt tiden din, kan du begynne med disse skriptene for å si “nei.”
16. Du avslutter jobben din
Å skrive et avskjedsbrev kan være mildt sagt skummelt, men med denne enkle malen vil du ha et stort brev skrevet og være utenfor døra på kort tid.
Ledelse
17. Du inviterer en kandidat til et intervju
Enten du intervjuer noen for første gang eller gjør dette på reg and er bare lei av å skrive e-posten, så har vi den perfekte malen for å invitere en kandidat til et intervju - full av alle detaljene han eller hun trenger å vite.
18. Du tilbyr en kandidat en jobb
Du har intervjuet noen som drepte det, og du er spent på å invitere ham eller henne til teamet! Bruk denne enkle malen for å få tilbudet ut ASAP.
19. Du slår ned en kandidat
Denne kan være tøff, men trikset er å holde den kort og til poenget. Kopiering og liming av denne malen bør gjøre jobben mye enklere.
20. Du har rotet deg - og trenger å fortelle det til kundene dine
Det kan være vanskelig å levere nyhetene om en krise eller et problem til kundene eller kundene dine, men det gir deg sjansen til å vise at du er på toppen av det og jobber med problemet. Dette skriptet skal hjelpe deg med å få meldingen raskt ut - slik at du kan bruke mer tid på å løse problemet.
21. Du må skrive en LinkedIn-anbefaling - raskt
Ikke vær hem når du har blitt bedt om å skrive en anbefaling til noen på LinkedIn. Fyll ut feltene i denne malen, så får du en utpreget anbefaling gjort på mindre enn fem minutter.
Nettverk
22. Du trenger en introduksjon
Du finner ut at en venn eller kollega kjenner noen som vil være perfekte for deg å vite, enten det er for karriereveksten, jobbsøkingen eller salgsinnsatsen. Hvordan kan du be kontakten din om å introdusere deg - uten å høres trengende og irriterende ut? Denne malen skal gjøre susen.
23. Du har blitt bedt om å komme med en introduksjon
Hvis du har blitt bedt av en kollega om å introdusere ham eller henne for en kontakt. Men du vil ikke bare koble dem med en gang - du vil forsikre deg om at kontakten din er i orden med å bli introdusert, for ikke å irritere ham eller gjøre ham ubehagelig. Her er e-posten du vil sende for å få OK.
24. Du lager faktisk introduksjonen
Alt er sagt og gjort, og kontakten din blir glad for å bli introdusert for vennen din. Flott! Bruk denne korte malen for å minne hver enkelt person om hvorfor du introduserer dem, og deretter få dette ut av hendene!
25. Du må forklare hva du gjør
Enten personlig ved et nettverksarrangement eller via e-post med en ny kontakt, kan det være vanskelig å forklare nøyaktig hva du gjør på en måte som ikke er helt kjedelig. Tips: Ikke bare fortell din stillingstittel. Så, se på denne malen for å gjøre heistoppen mer minneverdig.
26. Du vil at en klient skal anbefale deg til andre
Har noen kunder som elsker deg - og håper de vil spre ordet om hvor gode produkter eller tjenester du er? Denne e-posten vil gjøre det utrolig enkelt for alle å hjelpe deg.
27. Du har altfor mange mennesker som ber om å "velge hjernen din"
Har du ikke tid til å svare på alle e-postmeldinger som ber om informasjonssamtaler, enn si hva som faktisk skjer? Her er noen strategier for å få det til å fungere - eller slå dem ned - med skripter som er enkle å e-post for hver.
Lett nok, ikke sant?
Før du sender meldingen, husk imidlertid disse 25 grunnleggende e-etikettreglene for e-post, det vil si hvis du vil at e-posten din faktisk skal få svar.
