25 Grunnleggende regler for e-postetikett du trenger å vite - musen

E-post. Det er både en stor bekvemmelighet og en uopphørlig distraksjon. Men uansett hvordan du har det med det i øyeblikket, er en ting helt sikkert - det er en uunngåelig nødvendighet. Sjansen er stor for at du ikke kan klare det gjennom en arbeidsdag uten å komponere en (ok, sannsynligvis mye mer enn en) e-post.

Og hvis du vil være profesjonell og få poenget ditt på en måte som er tydelig, det er effektivt, og som ikke gjør at dine medarbeidere ønsker å legge hodet ned på pultene sine av ren frustrasjon? Vel, det er noen få forskjellige etikettregler du vil sørge for å holde deg oppdatert.

“Ja, ja, ja. Jeg har hørt alt dette en million ganger før, ”tenker du sannsynligvis. Men til tross for hvor mange ganger disse poengene er blitt hamret hjem, er jeg villig til å satse på at du fremdeles har gitt en vanlig e-post-faux pas minst en gang i løpet av den siste uken - kanskje til og med dagen.

Unødvendig å si, jeg tror vi alle kunne brukt en oppdatering nå og da. Så her er en praktisk liste som hjelper deg med å pusse opp alle disse e-etikettreglene du sverger at du kjenner - men likevel ikke klarer å implementere.

Det grunnleggende

Når du bygger et hus, begynner du med kjelleren. Så før vi dykker ned i de spesifikke delene av e-posten din, la oss se på det grunnleggende.

Selv om du ignorerer eller glemmer hver eneste andre del av denne artikkelen, må du i det minste sørge for at du har krysset av for dette.

1. Hvis du sender fra en personlig adresse - for en jobbsøknad eller informasjonsintervju, for eksempel - må du passe på at adressen din fremdeles er profesjonell. Du vil gjøre det riktige inntrykket, og "[email protected]" har ikke til å kutte det.

2. Hvis du har mottatt en sint melding eller føler deg rasende, kan du gå bort fra datamaskinen i noen minutter. Å fyre av noe i øyeblikkets hete vil bare føre til problemer.

3. Ta med en vennlig hilsen og avslutning. Det får hele meldingen til å føles mye mer komplett, polert og profesjonell.

4. Korrekturlest. Nok sagt.

timing

Effektiv timing er en av de tingene som er altfor lett å glemme når du gjør ditt beste for å komme deg gjennom innboksen.

Men hvis du noen gang har mottatt et øyeblikkelig svar med ett ord på en gjennomtenkt, lang melding, eller du har ventet på uker med å få et svar du ventet spent på, tror jeg at du er enig i at timingen er verdig å være litt mer hensyn.

1. Som en generell regel, svar på e-postmeldinger så snart du er realistisk i stand til det. Du vil ikke la folk henge.

2. Hvis meldingen fortjener litt mer tid og tanke, må du ikke skyte av en halv assed, umiddelbar respons bare for å få den av tallerkenen din. I stedet, svar og bekreft at du har mottatt det - og gi beskjed til avsenderen om at du kommer til å ta litt tid å tenke gjennom.

3. Et flott tips for å hjelpe deg med å holde svarene i sjakk? Muse-grunnlegger Alex Cavoulacos anbefaler at jo raskere du svarer, jo kortere skal svaret ditt være.

mottakere

Tilsynelatende uendelige e-postkjeder. Medarbeidere som fortsetter å CC deg på meldinger som absolutt ikke har noe med deg å gjøre. De lagkameratene som ser ut til å ikke ha peiling på hva det hendige BCC-feltet er til.

Det er alle ting du sannsynligvis griper om - i det minste når andre mennesker begår dem. Men la oss slå søkelyset mot deg et øyeblikk. Har du gått imot noen av disse etikettreglene med hensyn til mottakerlisten?

1. Fortsett med forsiktighet når du bruker "Svar alle", og bruk den bare når alle i den tråden må oppdateres. Du har blitt advart.

2. Ikke vær redd for å bruke BCC, spesielt i de tilfeller du ikke vil at alle adressene eller mottakerne skal være synlige for alle.

3. Her er en praktisk regel å huske på: Å liste noen i “Til” -feltet betyr at du forventer et svar. I motsetning til dette, hvis du CC den personen, holder du ham bare i løkka på meldingen din til andre.

4. Når alt dette er sagt, jo færre personer du kan inkludere i en e-post, jo bedre. For mange kokker på kjøkkenet vil sannsynligvis bare føre til forvirring og kryssede ledninger.

Emnefeltet

Hva er den første delen av meldingen din som folk vil se på? Det er enkelt: emnet ditt.

Som du allerede vet, kan en flott emnelinje gjøre underverker for e-posten din som helhet. Et dårlig emne? La oss si det kan inspirere til mye forverring hos mottakerne dine.

1. Gjør emnelinjen spesifikk, i stedet for å stole på vage setninger som “Innsjekking.” Dette gjør at mottakerne umiddelbart kan skaffe seg inn hva meldingen din handler om. I tillegg vil det gjøre det så mye lettere å finne det når du trenger det senere.

2. Hold det kort. Selv om du vil at det skal være spesifikt, betyr det ikke at det trenger å være sitt eget frittstående avsnitt. Forsøk å holde deg med færre enn 10 ord - noe lenger enn det kan sannsynligvis være sin egen setning.

3. Uansett hvor travelt du er i, ikke hopp over emnefeltet helt. Ingen liker å se det illevarslende “No Subject” i innboksen hans.

E-postorgan

Her er det - kjøttet og potetene i meldingen din. De andre feltene er viktige, men det er her du virkelig vil gjøre det klart hvorfor du kontakter personen i utgangspunktet.

Ja, kommunikasjon på arbeidsplassen har blitt stadig mer tilfeldig. Men det betyr ikke at du vil at e-postene dine skal forvandles til totalt uorganiserte meldinger. Forsikre deg om at du følger med disse etikettreglene, og at meldingene dine blir polerte og profesjonelle.

1. Dette er et annet sted der du ønsker å være så tydelig og kortfattet som mulig - du kan sannsynligvis bare vurdere at den gyldne regelen med e-post. Tross alt, hvis noe tar sider med tekst for å forklare, er du sannsynligvis bedre med å gjøre det personlig eller over telefon.

2. Hold fast ved alle de tradisjonelle skrivereglene du lærte på skolen. Det betyr riktig setningsstruktur, store bokstaver, tegnsetting og motstå fristelsen til å forsøke budskapet ditt med emojis.

3. Forsikre deg om at meldingen inneholder klare spørsmål eller handlinger. Enten du ber om en medarbeiders mening om noe eller leter etter detaljer om et prosjekt, må du ha en solid grunn til å sende e-post - og du må også gjøre den grunnen eksplisitt.

4. Hvis det ikke kreves noen handling fra mottakeren, og du bare sender en e-post for å oppgi en oppdatering, må du også gjøre det klart. Folk trenger å gå bort fra lappen din og vite hva som forventes av dem.

5. Bruk kulepunkter eller nummererte lister der det er aktuelt. Vi er alle opptatt, og litt formatering gjør det mye enklere å bla gjennom meldingen og få høydepunktene.

6. Fet viktig informasjon slik at den skiller seg ut, men unngå å bruke alle lokkene, slik at det ser ut som om du skriker.

7. Bruk en leselig font, og unngå for mange forskjellige skriftfarger. Du vil at meldingen skal være så enkel å lese som mulig.

vedlegg

Trenger du å knytte noe til e-posten din? Det er ofte en ettertanke, og du ender opp med å takle det som trengs rett før du trykker "send."

Men vedlegg er ikke det ville vesten i e-postverdenen. Nei, det er fortsatt noen få etikettregler du vil forsikre deg om at du følger.

1. Før du fester noe, må du sørge for at det faktisk trengs. Det er ingen vits i å legge ved et Word-dokument på én side som inneholder to setninger.

2. Hvis du er i tvil, kan du legge ved filen som en PDF slik at du ikke får problemer med kompatibilitet.

3. Hvis du trenger å sende et stort vedlegg, må du sørge for å “zip” eller komprimere det først.

4. For vane å legge ved filen før du utarbeider e-postadressen. På den måten kan du unngå den fryktede meldingen "Beklager, jeg har glemt vedlegget!"

Hvis du ruller øynene og påstår at du har hørt alle disse før, klandrer jeg ikke deg. Men sjansen er stor for at du fremdeles ikke klarer å følge disse ofte gjentatte etikettreglene en gang i blant.

Så vurder dette som den vennlige påminnelsen din om å smekke ut av autopiloten og se nærmere på meldingene dine. Dine medarbeidere vil takke deg.

Har du andre regler eller kjæledyr peeves å legge til på listen? Gi meg beskjed på Twitter!