Alle søker alltid etter en måte å gjøre arbeidet enklere på. Og det er ingen mangel på tips, triks og hacks designet for å hjelpe med det målet.
Men den som fungerer for meg dag inn og dag ut, er å automatisere repeterende oppgaver. Tanken bak å gjøre dette er at det vil spare din mentale energi for prosjekter som faktisk krever dyp tenking og fokus.
Du tenker sikkert, det høres bra ut, men hvordan gjør jeg det?
Alt du trenger å gjøre er å lage et jukseark.
Det enkleste og mest nyttige arket inneholder elementer du ofte kopierer og limer inn. Det spiller ingen rolle hvilken bransje du er i heller. Hvis du bruker en datamaskin til jobben din, er det sannsynligvis flere ting du regelmessig må søke etter før du kan fullføre en oppgave.
For meg er det noen forskjellige linjer med HTML-kode som jeg ofte trenger for å laste opp artikler til The Muse.
I tidligere stillinger hadde jeg et par tidsbesparende, fokusbevarende ark klar: en for Excel-regnearkformler, en annen for memorandumoverskrifter, og den mest populære, et dokument med telefonnumre og datamaskininloggingsinstruksjoner for nye ansatte. I stedet for å takle bryet med å slå opp finanskontorets telefonnummer enda en gang, kunne jeg bare henvende meg til mitt pålitelige dokument, kopiere og lime inn det jeg trengte, og sende e-posten uten å miste dampen.
Så hvordan kommer du i gang?
Trinn 1: Legg merke til hva du finner deg omskrivende eller gjentatte ganger søker
Kanskje sender du mye av de samme eller lignende formulerte e-postene hver dag. Hvis du skriver fra bunnen av hver gang, sløser du med verdifull hjernekraft (og tid). Som du kan se i eksemplet over, spør vennene mine meg alltid hvordan jeg skal slå til The Muse - nå har jeg en rask respons klar til å gå.
Det "juksearket" ditt kan bestå av noen få e-postmaler klare til å omgjøre, avhengig av hvem mottakeren er. (Og hvis du bruker Gmail, kan du absolutt se nærmere på Canned Responses - det er en spillveksler.)
Trinn 2: Velg en måte å lagre informasjonen på
Det er ingen måte å gjøre dette på - bruk programmet som gir mest mening for deg. Det kan bety et Word-dokument, Google-dokument, Notisblokkpost eller til og med utkast til e-post lagret i en merket mappe. Uansett hva du velger, er det viktige at du enkelt kan referere til det.
Trinn 3: Bruk 20 minutter på å fylle ut dokumentet med de elementene fra trinn en
Uansett hva det er (e-post, Excel-formler, eller kanskje telefonnumre), er det verdt en liten bit av innsatsen å skrive det inn i et dokument en gang , og så bare ha det lett tilgjengelig for gjenbruk i fremtiden. Jeg vet for meg, det var en enorm lettelse (og sparte antagelig timer) å bare se på lappen på skrivebordet mitt for å kopiere og lime inn Excel-formlene jeg fant opp selv flere ganger om dagen.
Og du kan til og med beholde denne gamle skolen hvis du foretrekker det. Ta min gamle kontoradministrator: Hun rimmet skjermen sin med forskjellige fargede klistrelapper som hjalp henne raskt å referere til statuskoder og akronymer som hun trengte daglig.
Uansett hvilket system du foretrekker - en lapp i den digitale notisbok, et Word-dokument eller til og med en klebrig lapp - finn noe som fungerer for deg. Og selv om jeg vet at det noen ganger kan være vanskelig å få en pause på den vanvittige oppgavelisten din for å jobbe med noe som føles kjedelig i øyeblikket, er dette et arbeidshack som vil spare deg timer nedover. Du kan gjøre det på den tiden det tar deg å ta en kaffe ned blokka.
Så hva venter du på? Det er noe av det enkleste du kan gjøre for å øke den daglige produktiviteten.
