SharePoint er Microsofts samarbeidsplattform, lik Google Drive, men mye mer. Det er et sted hvor lagmedlemmer kan kommunisere, utveksle data og samarbeide; et delt filregister, blogg, webinnholdshåndteringssystem og et intranett.
SharePoint som en forbedret fildisk
For noen år siden hadde nyskapende Microsoft-samarbeid to komponenter: Exchange, som drevne e-post og delte kalendere og nettverksfilstasjoner. Disse stasjonene, som du kanskje husker, hadde stasjonsbokstaver som "S:" eller "X:", innebygde filer hele laget kunne få tilgang til, men bare en person kan faktisk redigere dem om gangen. Som en løsning kan du kopiere dem til din lokale maskin og redigere det. Dette kan noen ganger føre til forvirring, mye overskriving og kryptiske filnavn.
Så Microsoft opprettet SharePoint, som ga et par fordeler:
- Filversjonering: Betyr at du kan ha en enkelt "vår viktige rapport.doc" -filen. SharePoint vil administrere "revisjon 1", "revisjon 2", etc. Det ga enda en kommentarsfunksjon, slik at du kunne beskrive hvilke endringer den bestemte revisjonen introduserte, f.eks. "dette inneholder Aarons kommentarer".
- Sjekke inn sjekke ut: Muligheten for en bruker å låse en fil fra endringer av en annen bruker. Hvis noen forsøkte å få tilgang til en fil, har en annen bruker sjekket ut, SharePoint vil be dem om å laste den ned lokalt, men også advare om at eventuelle endringer som er gjort, kan være synkronisert med hva den nåværende brukeren gjør. Dette ga en enkel arbeidsflyt der minst noen skulle vente til den andre personen er ferdig. Nyere versjoner tilbyr selv å varsle en person når filen er frigjort.
- Kraftig indeksering og søking: Dette ble en hjørnesteinsfunksjon da verden ble vant til å google alt. Gone var de dagene hvor du måtte grave ned gjennom et dusin nivåer av mapper og håper du husket dem akkurat.
- Et webgrensesnitt: Dette kombinert med det forbedrede søket gjorde SharePoint til en one-stop-butikk for samarbeid om bedriftsinnhold.
- Integrasjon med Windows Apps: Muligheten til å hente en fil fra SharePoint ved hjelp av Fil > Åpen dialoger sett i Windows-programmer som Microsoft Office.
I et smart trekk beholdt Microsoft også det gamle filstasjonskonceptet, noe som betyr at du kan åpne en Excel-fil fra "X:" -disken din, endre den, og lagre den, akkurat som før. I bakgrunnen vil SharePoint imidlertid sjekke filen ut for deg, så sjekk den inn og versjon den for deg. Alle disse funksjonene eksisterer fortsatt og fungerer bra, men SharePoint er mer enn bare en fancy filstasjon i dag.
Office 365 og SharePoint Collaboration Platform
Som Google, Apple, DropBox og andre forbedret funksjonene til deres skygtjenester, jobbet Microsoft alene. En ny fildelingstjeneste kalt SkyDrive (nå OneDrive) overtok enkel fildeling. Med det ble SharePoint en viktig komponent i Microsofts Office 365-produkt, som sammenkoblet skybasert samarbeid med abonnementsbasert tilgang til Office.
SharePoint er en Web Content Platform, men ikke akkurat WordPress eller Squarespace du sannsynligvis assosierer med denne termen. Du kan bruke SharePoint til å lage sider og publisere dem som et nettsted, men du kan også opprette et nettsted for et avdelingsteam, og deretter slippe Web Parts i det som kan inkludere en blogg med kunngjøringer, en liste over teammedlemmer fra Exchange, et bibliotek av dokumenter og et rutenett av data drevet av en Excel-arbeidsbok.
Som et offentlig-vendt web-CMS var det tilstrekkelig, men som et intranett som kunne vise biter av bedriftsdata, var det ganske kult.
Hva er SharePoint i dag?
Dagens SharePoint bygger på dets sterke sider og er kompatibel med Windows, MacOS, Android, IOS og nettlesere. Den beholder det samme konseptet med et "nettsted", men nyere versjoner introduserte muligheten til å legge til apper på det nettstedet. Tredjepartsutviklere har selv en markedsplass hvor de kan tilby sine egne.
SharePoint er som et hjemmebase for teamet ditt, hvor du kan samle filer, diskusjoner, kunngjøringer og omtrent alle andre former for samarbeid du kan forestille deg.
Tips for hvordan du bruker SharePoint
- SharePoint er tilgjengelig som en del av Office 365, men bare for bedriftskontoer. Når det er sagt, kan disse kontoene bli brukt for så lite som $ 5 / måned.
- Det sentrale konseptet i SharePoint er et nettsted. Du må sette opp et nettsted først, så kan du legge til innhold eller widgets til det.
- Mens SharePoint pleide å være et CMS mye som WordPress, hvor du skriver inn innhold og det ble publisert på et offentlig nettsted, er Office 365-versjonen mer vanlig brukt som et samarbeidsrom.
