Formaterer negative, lange og spesielle tall i Excel

Nummerformatering i Excel brukes til å endre utseendet til et tall eller en verdi i en celle i regnearket.

Nummerformatering er knyttet til celle og ikke til verdien i cellen. Med andre ord endrer ikke tallformatering selve tallet i cellen, men akkurat som det vises.

For eksempel er det bare å se valuta, prosent eller tallformatering på data i cellen der nummeret er plassert. Hvis du klikker på cellen, vises det vanlige, uformaterte tallet i formellinjen over regnearket.

01 av 04

Formateringsnumre i Excel-oversikt

Standardformatet for celler som inneholder all data er Generell stil. Denne stilen har ikke noe spesifikt format og viser som standard tall uten dollarskilt eller komma og blandede tall - tall som inneholder en brøkdelskomponent - er ikke begrenset til et bestemt antall desimaler.

Nummerformatering kan brukes på en enkelt celle, hele kolonner eller rader, et utvalg av celler eller hele regnearket.

Negativ nummerformatering

Som standard identifiseres negative tall ved hjelp av negativt tegn eller bindestrek (-) til venstre for nummeret. Excel har flere andre formatalternativer for å vise negative tall som er plassert i Formatere celler dialogboks. Disse inkluderer:

• rød tekst
• runde parenteser
• runde parenteser og rød tekst

Å vise negative tall i rødt, gjør det lettere å finne dem - spesielt hvis de er resultatene av formler som kan være vanskelig å spore i et stort regneark.

Braketter brukes ofte til å gjøre negative tall lettere å identifisere for data som skal skrives ut i svart og hvitt.

Endre Negativ Nummerformatering i dialogboksen Formaterceller

1. Fremhev dataene som skal formateres
2. Klikk på Hjem bånd av båndet
3. Klikk på dialogboksen launcher - Den lille nedadgående pekepilen i nederste høyre hjørne av Nummer ikon gruppe på båndet for å åpne Formatere celler dialogboks
4. Klikk på Nummer under kategorien Kategori i dialogboksen
5. Velg et alternativ for å vise negative tall - rødt, parentes eller rødt og parentes
6. Klikk OK for å lukke dialogboksen og gå tilbake til regnearket
7. Negative verdier i de valgte dataene skal nå formateres med de valgte alternativene

02 av 04

Formater tall som brøker i Excel

Bruk Felt-formatet til å vise tall som faktiske fraksjoner, i stedet for decimaler. Som nevnt under Beskrivelse kolonne i bildet ovenfor, de tilgjengelige alternativene for fraksjoner inkluderer:

• viser decimaler som en, to eller tre sifferfraksjoner i nevnte del av nummeret;
• viser decimaler som vanlig brukte fraksjoner - for eksempel en halv og en fjerdedel.

Formater først, data andre

Vanligvis er det best å bruke brøkformatet til celler før du skriver inn dataene for å unngå uventede resultater.

For eksempel, hvis brøker med tellere mellom en og 12 - som 1/2 eller 12/64 - inngår celler med Generell format, tallene vil bli endret til datoer som:

• 1/2 blir returnert som 2-jan
• 12/64 vil bli returnert som jan-64 (januar 1964)

I tillegg blir brøker med teller større enn 12 omgjort til tekst og kan forårsake problemer hvis de brukes i beregninger.

Formater tall som brøker i dialogboksen Formatceller

1. Fremhev cellene som skal formateres som brøker
2. Klikk på Hjem bånd av båndet
3. Klikk på dialogboksen launcher - Den lille nedadgående pekepilen i nederste høyre hjørne av Nummer ikon gruppe på båndet for å åpne Formatere celler dialogboks
4. Klikk på Brøkdel under Kategori-delen i dialogboksen for å vise listen over tilgjengelige fraksjoner-formater på høyre side av dialogboksen
5. Velg et format for å vise desimaltall som brøkdeler fra listen
6. Klikk OK for å lukke dialogboksen og gå tilbake til regnearket
7. Desimale tall som er angitt i formatert rekkefølge, skal vises som brøker

03 av 04

Formatering av spesielle tall i Excel

Hvis du bruker Excel til å lagre ID-numre - for eksempel postnummer eller telefonnumre - kan du finne nummeret som endres eller vises med uventede resultater.

Som standard bruker alle celler i et Excel-regneark Generell format og egenskapene til dette formatet inkluderer:

• ledende nuller i tall fjernes,
• tall med mer enn 11 sifre konverteres til vitenskapelig (eller eksponentiell) notasjon.

På samme måte, Nummer formatet er begrenset til å vise tall på 15 sifre i lengde. Eventuelle tall utover denne grensen er avrundet til nuller

For å unngå problemer med spesielle tall, kan to alternativer brukes avhengig av hvilken type nummer som lagres i et regneark:

• de spesialformat kategori i Formatere celler dialogboksen (se nedenfor);
• formater tall som tekst (neste side).

For å sikre at spesielle tall vises riktig når du er skrevet inn, formater du cellen eller cellene ved hjelp av ett av de to formatene nedenfor før skriver inn nummeret.

Spesiell formatkategori

De Spesiell kategori i Formatere celler dialogboksen bruker automatisk spesiell formatering til slike tall som:

• telefonnumre - omslutter de tre første sifrene i et 10-sifret tall i parentes og separerer de resterende syv sifrene i to grupper skilt av en bindestrek. For eksempel: (800) 555-1212
• Sosialtallsnummer - skiller nicifrede tall i grupper på tre, to og fire skilt av bindestreker. For eksempel: 555-00-9999
• postnummer - beholder ledende nuller i tall - som fjernes med vanlige nummerformater. For eksempel: 00987
• postnummer + 4 : skiller ni-sifrede tall i grupper med fem sifre og fire skilt med en bindestrek. Beholder også noen ledende nuller. Eksempel: 00987-5555

Locale Sensitive

Nedtrekkslisten under locale gir muligheter til å formatere spesielle tall som passer til bestemte land. For eksempel, hvis lokalene endres til Engelsk (Canada) De tilgjengelige alternativene er Telefonnummer og Sosialforsikringsnummer - som er vanlige spesialnummer for det landet

Bruke spesiell formatering for numre i Format Cells Dialog Box

1. Fremhev cellene som skal formateres som brøker
2. Klikk på Hjem bånd av båndet
3. Klikk på dialogboksen launcher - Den lille nedadgående pekepilen i nederste høyre hjørne av Nummer ikon gruppe på båndet for å åpne Formatere celler dialogboks
4. Klikk på Spesiell under Kategori-delen i dialogboksen for å vise listen over tilgjengelige spesialformater på høyre side av dialogboksen
5. Hvis nødvendig, klikk på locale alternativ for å endre steder
6. Velg ett av formatalternativene for å vise spesielle tall fra listen
7. Klikk OK for å lukke dialogboksen og gå tilbake til regnearket
8. Passende tall som er skrevet inn i det formaterte området, skal vises som med det valgte spesialformatet

04 av 04

Formater tall som tekst i Excel

For å sikre at lange numre - for eksempel 16-sifret kredittkort og bankkortnummer - vises riktig når de er skrevet inn, formater du cellen eller cellene ved hjelp av Tekst format - helst før du går inn i dataene.

Som standard bruker alle celler i et Excel-regneark Generell format, og et av egenskapene til dette formatet er at tall med mer enn 11 sifre konverteres til vitenskapelig (eller eksponentiell) notasjon - som vist i celle A2 i bildet ovenfor.

På samme måte, Nummer formatet er begrenset til å vise tall på 15 sifre i lengde. Eventuelle tall utover denne grensen er avrundet til nuller.

I celle A3 ovenfor blir tallet 1234567891234567 endret til 123456789123450 når cellen er satt til nummerformatering.

Bruke tekstdata i formler og funksjoner

Omvendt, når tekstformatering brukes - celle A4 over - vises det samme nummeret riktig, og siden tegngrensen pr. Celle for tekstformatet er 1.024, er det sannsynligvis bare irrasjonelle tall som Pi (Π) og Phi (Φ) som ikke kan vises i sin helhet.

I tillegg til å holde nummeret identisk med måten det ble oppgitt, kan tall som er formatert som tekst, fortsatt brukes i formler ved hjelp av grunnleggende matematiske operasjoner - for eksempel å legge til og subtrahere som vist i celle A8 ovenfor.

De kan imidlertid ikke brukes i beregninger med noen av Excels funksjoner - som SUM og AVERAGE, da cellene som inneholder dataene blir behandlet som tomme og returnerte:

• et resultat av null for SUM-celle A9
• feilverdien # DIV / 0! for AVERAGE - celle A10

Fremgangsmåte for å formatere en celle for tekst

Som med andre formater, er det viktig å formatere cellen for tekstdata før du skriver inn nummeret - ellers vil det bli påvirket av gjeldende celleformatering.

1. Klikk på cellen eller velg en rekke celler du vil konvertere til tekstformat
2. Klikk på Hjem bånd av båndet
3. Klikk på nedpilen ved siden av Nummerformat boks - skjermer Generell som standard - for å åpne rullegardinmenyen med formatalternativer
4. Bla til bunnen av menyen og klikk på Tekst alternativ - det finnes ingen ekstra alternativer for tekstformat

Tekst til venstre, tall til høyre

En visuell veiledning som hjelper deg med å bestemme en celleformat, er å se på justeringen av dataene.

Som standard i Excel er tekstdata justert til venstre i en celle- og talldata til høyre. Hvis standardjusteringen for et område som er formatert som tekst ikke er endret, skal tall som er angitt i dette området vises på venstre side av cellene som vist i celle C5 i bildet ovenfor.

I tillegg, som vist i celler A4 til A7, blir tall formatert som tekst også en liten grønn trekant i det øverste venstre hjørnet av cellen som indikerer at dataene kan formateres feil.