Med så mange selskaper som nå velger å gjennomføre avgjørende møter på nettet, er det en viktig og aktiv arbeidsplass ferdighet å være en aktiv og verdifull online møter deltaker. Nettmøter skaper en flott mulighet for utveksling av ideer mellom spredte medarbeidere som kanskje ikke kommer til å snakke med hverandre regelmessig, etablere dem som verdifulle teammedlemmer og skape kameratskap blant ansatte. Tipsene nedenfor hjelper deg med å lære mer om hvordan du skal delta i et online møte:
Vær på tide
Hvis noe hindrer deg i å delta på et elektronisk møte i tide, la arrangøren vite. Husk at online møteprogramvare lar deltakerne vite hvem som logger på, og når. Dette betyr at du ikke kan delta i møtet en halv time uten å bli lagt merke til. Å være sent til et online møte er like respektløst som å gå inn i styrerommet sent.
Ta en pause på forhånd
Nettmøter går vanligvis ikke på noen timer, så det er ingen naturlig pause for deg å unnskylde deg selv. Også møter som foregår på Internett har en tendens til å være raske, og folk kan til og med være motvillige eller irritert ved å måtte stoppe og vente til du kommer tilbake for å fortsette diskusjonen. Så ta et glass vann eller gå til toalettet før møtet. Ikke snike ut av møtet uten å la noen få vite det; du vet aldri når noen kan stille deg et spørsmål. Hvis du har en nødsituasjon, la møtelederen vite at du må gå ut i noen minutter, og du vil gi dem beskjed når du er tilbake. Den beste måten å gjøre dette på er via nettmøtsprogramvareets chat-anlegg, slik at du ikke forstyrrer presentatøren.
Hold en profesjonell hukommelse
Mens du kanskje deltar på nettmøtet ditt fra ditt skrivebord eller hjemme, bør tonen din ikke være mindre formell enn om du var i et styrerom, omgitt av dine jevnaldrende og overordnede. Dette betyr at du bør holde noen kommentarer om katter eller barn i sjakk, selv om de er i neste rom. Dette viser at du er en pålitelig profesjonell, i stand til å holde hjemme og arbeidsliv skilt, selv om de deler det samme taket.
Ikke planlegg å bare høre på
Bare fordi møtet er online, er det ingen unnskyldning for deg å jobbe med noe annet mens du bare lytter inn. Hvis du har blitt invitert til møtet, er det fordi presentatøren verdsetter innspillet. Selv om det ikke er mye sjanse for deltakelse, bør du fortsatt aktivt ta notater. Nettmøtet som du har skjedd å jobbe med noe annet gjennom, kan bare ha noe som vil vise seg å være viktig for deg. Hvis du må fullføre noe arbeid samme dag som møtet, oppgir du at du ikke er tilgjengelig for å delta på møtet den dagen, eller organisere deg godt nok, slik at du ikke trenger å jobbe gjennom det.
Gjør det til et punkt å delta
Uansett om det stilles et spørsmål i løpet av Q & A-sesjonen, deling av lagets prestasjoner eller annen relevant historie eller ide, planlegger du å si noe i møtet. Enhver god vert vil be om innspill under møtet, og vil ikke tilbringe hele tiden bare å snakke på laget. Ta dette som en mulighet til å vise at du ikke bare er til stede, men også betaler oppmerksomhet. Si navnet ditt før du snakker, så deltakere vil vite hvem som adresserer dem. Husk at du skal snakke trygt og tydelig, som du ville under et møte fra møte til ansikt. Hvis bedriften din ikke er i uformelt språk, så avstå fra å bruke det selv om en onlineinnstilling kan føles mer uformell enn en ansikt til ansikt.
Øvelse før møtet
Hvis du har blitt bedt om å dele et lysbilde eller for å lage en presentasjon i løpet av møtet, bør du sørge for at det ikke bare gjøres til de krav som arrangøren krever, men at du også har praktisert levering av materialene dine. Hvis dette er ditt første online møte ved hjelp av en bestemt programvare, spør møtearrangøren om de kunne gjøre en tørrkjøring med deg, for å være sikker på at du er komfortabel med å bruke programvaren. Hvis du allerede er kjent med programvaren, så trener du bare presentasjonen. Vet hva du skal si, og unngå å lese fra en kø under presentasjonen din. Å lese visse fakta og tall er bra, men du vil ikke høres ut som de telemarketingoperatørene som kalder deg. Pass på at presentasjonen flyter og leveres jevnt.
Ikke snakk ut av sving
Hvis det er noen andres tur til stede, la dem fullføre uten avbrudd. Vent til de er ferdige og kommenter eller still spørsmål. Med mindre presentatøren har angitt at det er greit for deltakerne å avbryte presentasjonen, må du avstå fra å snakke når det er andres tur. Ellers vil ikke møtet bli forsinket, men det kan også gå off-topic. Husk at de som deltar i nettmøter, ikke har mulighet til å gi visuelle signaler som de ønsker å snakke, slik at presentatøren setter inn et punkt som de vil gjøre før de tar kommentar eller spørsmål. Så noen avbrudd vil være vokal, forstyrre den naturlige strømmen av møtet.
Ved å følge de ovennevnte tipsene, kan du sikre at du ikke bare regnes som profesjonell, men at du vet hvordan du skal oppføre seg i et online møte. Mens Internett er sett av mange som et ganske uformelt medium, når det brukes på arbeidsplassen, krever det fortsatt samme høflighet som du vil ha når du arbeider med kolleger ansikt til ansikt.
