15 regler for å chatte online med dine kolleger - musen

Ah, slakk! Det stadig mer populære verktøyet (sammen med HipChat og Google Chat) hevder å øke samarbeidet og redusere e-post i kontorer. Selv om dette kan være sant, kan det også være en hyper-distraherende, upassende kommunikasjonsmåte, og jeg hører og leser mer og mer klager om hvordan team ikke er så effektive som de burde være.

Jeg tror at de fleste av disse problemene skyldes det faktum at et nytt sett med sosiale normer ennå ikke er bestemt og internalisert for å få mest mulig ut av disse fantastiske nye kommunikasjonsverktøyene. Så i ånden av mine regler for e-post, telefon og møter, er her 15 regler for digital kommunikasjon å leve etter:

Det er enkelt å chatte et spørsmål - faktisk for enkelt. Så før du gjør det, sørg for at du ikke bare er lat og unngår å finne svaret selv. Neste gang du vil stille kollegaen et "supersnurt spørsmål", still deg selv disse to spørsmålene: Kan jeg Google dette? Kan jeg finne dette i vår interne stasjon eller dokumenter?
Hvis noen ikke er frakoblet eller bruker statusen "Ikke forstyrr", kan du betrakte den som en lukket kontordør. Send bare beskjed til kollegaene dine hvis det er den typen problemstillinger du vil lade inn på kontoret deres for, for det er faktisk det du gjør. Når det er sagt, når du ikke vil bli forstyrret, gjør du det så ofte som mulig ved å logge av eller aktivere DND.
Trenger du ikke svar i dag? Da bør du alltid sende en e-post i stedet for en chat. En chat betyr "Jeg trenger dette nå." Trenger du responsen i dag, men trenger den også å dekke mye grunn? Hvis svaret tar mer enn fem minutter å finne ut av dette, bør du alltid velge e-post. Dette gir kollegaen høfligheten av å bestemme når han skal avbryte arbeidet sitt for å håndtere problemet ditt.
Vet du at når du sier "Har du et øyeblikk?" (Eller en hvilken som helst variasjon derav), så sier du virkelig "Jeg kommer til å ta deg tid akkurat nå." Fordi svaret du nesten alltid vil få er vanligvis "Ja, hva er det? ”og realiteten er at personen sannsynligvis var midt i noe annet. I stedet kan du prøve, “Når du har et lite minutt, vil jeg gjerne sprette noe fra deg. Ikke noe hast!"
I likhet med e-post og tekster, kan tone være vanskelig å måle via chat. Så, gi alltid folk fordelen av tvilen og antar gode intensjoner. Tror du at de blir snuskede eller sarkastiske? Les meldingen på nytt med en hyggelig tone og et smil som en tarmsjekk. På den annen side, hvis du er bekymret for at meldingen din kan bli tolket feil, kast inn en GIF eller en emoji for å gjøre intensjonene dine klare.
Akkurat som å svare alt på hele selskapet er det verste , er det ytterst irriterende å sende en chat som bare er relevant for en håndfull mennesker til 50 medarbeidere. Så når du diskuterer hvem du skal sløyfe inn, sløyfe i begynnelsen.
Hvis det er en kunngjøring du vil at teamet ditt skal kunne henvise til, bruker du e-post. Unntaket her er hvis selskapet ditt bruker fastgjorte chatter regelmessig og alle vet hvordan de skal bruke den funksjonen og hvor de skal se etter nøkkelinfo.
Bruk verktøy og plugins for å gjøre chat smartere. Å spørre "Er alle gratis for en team lunsj på torsdag?" Åpner en flomgate med svar og rygg og frem. En enkel polling-plugin som Simple Poll tar seg av dette godt og reduserer all støy til en enkelt melding:

Ha alltid nyanserte eller harde samtaler personlig. Eller, hvis det ikke er mulig, gjør det via telefon eller videochat - det inkluderer å gi konstruktiv tilbakemelding, forhandle og gjennomgå prosjekter.
Lær hvordan du kan lese mellom linjene i en samtale. Fordi det å chatte så tilfeldig gjør det enkelt å komme fra temaet, skjer det mye. (Og det er OK! Pauser er bra!) Men hvis du merker at du dominerer samtalen eller leverer 75% av GIF-reaksjonene, betyr det sannsynligvis at det ikke er den beste tiden for den andre personen.
Anta aldri at noen så den viktige meldingen din i en gruppechat. Hvis det er noe du 100% vil at noen (eller alle) skal se, send en e-post i stedet.
Hvis du chatter en gruppe og så blir det en en-til-en-konvo som hele kanalen ikke trenger å være interessert i (eller ikke trenger å være), flytt diskusjonen. Selv om det ikke er konfidensielt, er det ofte best å ha disse samtalene borte fra gruppen.
Med mindre kontoret foreløpig er i brann, kan du prøve å ta et øyeblikk å si "Hei, hvordan har du det?" Til noen før du starter en samtale. Det vil gjøre at hva du sier går mye jevnere.
Hvis en samtale ikke direkte krever innspill, ikke føl deg presset til å kime inn hvis du er opptatt. Og på samme note, hvis du er opptatt, ikke distraher deg selv ved å følge hver eneste samtale.
Endelig er denne siste egentlig ikke en regel, bare en påminnelse. Selv om sjefen din ikke deltar i tilfeldige, dumme gruppechatter, kan han eller hun fortsatt se på. Og hvis du sliter med å få oppgaver fullført i tide, vil han eller hun ikke bli begeistret for å se hvor aktiv du er. Så ha det gøy, vær takknemlig for at du jobber for et selskap som anerkjenner et godt GIF, men også får arbeidet ditt gjort.